アイコンだらけのデスクトップは、信頼喪失・セキュリティリスク大。

私はPCデータ整理の講座を不定期開催しておりますが、非常にお困り度が高いのか 開催リクエストをよく頂きます。受講生から寄せられるお困りの1つが「デスクトップがアイコンでいっぱいになってしまうのを防ぎたい」というもの。デスクトップはキレイに保ちたい、でもデスクトップに置かないとデータを忘れてしまうからつい・・・といったコメントも多く頂いています。この記事では、デスクトップにあふれるデータのリスクと対処策をご紹介します。

アイコンだらけのデスクトップは、信頼喪失・セキュリティリスク大。

経営者・個人事業主・講師・営業職など、他人にデータを見せる可能性のある方ほどデスクトップに配置するデータには細心の注意を払う必要があります。その理由を下で詳しく述べました。

個人情報漏えい・失注のリスク

データを管理しやすいよう、ファイル名には固有名詞をつけることも多くあるでしょう。ただ固有名詞入りのファイル・フォルダをうっかりデスクトップ上に置いてしまうと、PC画面を見せながらの商談、セミナー等で資料投影を行う際に第三者の目に触れさせることになりかねません。昨今オンライン講座も多数開催されていますが、PC画面の共有により個人情報ごと共有されてしまうこともあり、注意が必要です。

自分の個人情報をどう扱われるかに対する反応には大きな個人差がありますが、非常に強い抵抗感を持つ方も少なくありません。某士業オフィスで個人情報入りの用紙の山を見て、「自分の個人情報がどう扱われるのか怖くなった」と依頼先を変えたクライアントの話も耳にしたことがある位です。クライアントの情報保護のためにも、デスクトップ上に固有名詞入りのファイル・フォルダを直接置くことは避けたほうが無難でしょう。

 

セキュリティリスク

ハッカーがPCに侵入した場合、デスクトップに置かれたファイルは「重要ファイル」と認識され、まず攻撃の標的になる・・・という話をあるセキュリティ会社大手の知人から聞いたことがあります。そんなことが!と記憶に深く残っていますが、すぐに目につくところに重要ファイルを置くべきではないのは、書類もデータも同じです。

 

PCの動作が重くなる。起動時間に大きな差も!

以前使っていたPCの動作が重くなったとき、デスクトップ上にあるデータを整理すれば何となく改善される気がしていました。あれ?と思って当時調べたところ

デスクトップにたった4つ、重めのデータ(動画、パワーポイント、画像等)を置いてあるだけで起動時間がなんと40秒違うという紹介記事を見てビックリしたものです。

現在PCのスペックはかなり改善されているだろうと思う一方、2018年・19年付でも同様の記事が検索で複数見つかりました。作業効率を考えてもデスクトップにデータを多数置くのは避けたほうが無難そうです。

 

デスクトップ上に置かないと忘れてしまう「恐怖」にどう対処する?

なぜデスクトップに置くのか、多くの方が述べられる理由が

「見えるところに置かないと忘れてしまう」
「保存先がデスクトップになっている」

というものです。見えないと不安になるタイプの方向けに、暫定策をご紹介しましょう。

 

定量ルールを設ける

ルールを設ける、意識することをしない限り、いつの間にかデータは増えていきます。
「デスクトップ上は●列まで」と予め置いて良いデータの列数を決めておき、それを超えたらデータを移動させるといった方法があります。

上限はご自身で決めて頂いて良いですが、一般的には「3列」という目安がメジャーとされます。仮に3列までと決めた場合、4列目にアイコンがポツポツ出てきた時点で見直しましょう。

この【定量ルール】はデスクトップ上のアイコンだけではなく、オフィスの書類や備品にも、家庭の生活用品ストックにも幅広く使える考え方です。

 

個人情報入りファイルはデスクトップにナマで置かないと決める。せめてフォルダへ移動

いわゆる「とりあえずボックス」的なものですが、個人情報をさらさない目的で1層下へ移動させる手もあります。ただし数が増えれば増えるほど検索しづらく、重くなりますので、ファイル個数が一定数に達したら見直しをしましょう。

下記はふだんの私のデスクトップ+「とりあえず」フォルダ。ふだんはこのフォルダありません。

【お勧め!】規定の保存先をデスクトップ以外に設定する

「ファイルに名前をつけて保存」を選択したとき、一番先に現れるのがデスクトップの設定になっているPCも多く見受けられますが、これを直接、仕事で使うフォルダのトップに設定しておきます。デスクトップからデータを改めて移動させる必要がないので、とてもラクですよ。

設定先の変更はOSによっても異なりますので、検索してみてくださいね。
Win10の場合はこちらがわかりやすかったです。
→ [Windows 10] 個人用フォルダーの保存先を変更する方法

まとめ

デスクトップ上にデータを多数置いておくのは、個人情報保護・セキュリティの観点からお勧めできないといえます。デスクトップ以外の保存先を予め設定してしまうが最善の策ですが、「定量管理」「個人情報入りのファイルは置かない」等のマイルールを決めるのも有効です。できそうと思えることから始めていきましょう。

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