【PCデータ整理実例】ケースバイケースで最適解は異なります

先日、クリニックの受付で使っているPC内からよく印刷するデータがなかなか探し出せない、とのご相談を受けました。

たまたま対象となるデータの数が少なめだったので、担当スタッフさんと共にその場でできる軽めの対策を行いました。
1時間弱、しかも受付業務の合間でしたが、予想以上に効果はてきめん！
よく印刷するデータがすぐに見つかるようになったそうです。
以下はあくまでデータ数少なめの場所に対して、応急的処置の一例です。

①タイトルだけで意味不明なファイルは、開いて内容を確認してファイル名変更
②更新日時が明らかに古い、不要なファイルを削除
③「使用頻度低」のフォルダを作成し、ほとんど使わないがキープ必須のデータをこの中へ退避
④よく印刷したいファイルの頭に記号（●）をつける

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探しやすくしたいなら、データの【数】と見つけやすい【分類】がネックになります。たとえ削除・処分がなくても、俯瞰できて細かすぎない分類、見てすぐにわかるフォルダ・ファイル名こそがすごく重要。

通常は「データを動かす前にフォルダ設計を行い、仕事の流れ＆頭の整理をしましょう」とお伝えすることが多いですが、データの数や現状によっては、そこまで時間のかかる作業をしなくても十分対処できる場合もあります。

どの程度の作業や時間が必要か？
判断するためには今のPC・クラウド・サーバー内をある程度拝見してお困りごとや現状を把握する必要がありますが、正解は人（会社・チーム）それぞれです。見せて頂くとPCデータの種類や管理方法はまさに千差万別で

・階層がやたら細かい
・１つのフォルダ内にやたらデータ数が多い
・ファイル名があいまいすぎて、開かなくては内容が不明
・ファイル名がやたら長い
・デスクトップにファイルが多い
などなど

ある程度個性や使いかたのクセが反映してる点は、物と同様です。
複数人数で使用するクラウド・サーバー内のデータに関しては、そのままにしておくと各人のクセが混在してアッという間に探し出せなくなります。ある程度保存や管理のルールを設け、ルールに沿って運用していく必要があるでしょう。

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