公開Q&A「やっぱりデスクトップに保存したい。探しやすくするには?」

「PCデータは見えないと不安だし、ワンクリックでアクセスできるので、やはりデスクトップ保存が良いんですけど!」

というご質問を受講生から頂きました。
その折の私からのコメント+加筆したアイデアをご紹介します。

デスクトップ上へのデータ保存は視覚的・時短で有効

PCデータ整理セミナーでは、デスクトップ上のデータ保存をできるだけなくすことを推奨していますが、やはりデスクトップがよい!というお声も頂きます。

整理術に正解はなく、どの選択肢にもメリットデメリットがあります。

リスクとメリットを天秤にかけ、社としてメリットが上回るようであればメリット優先という考え方もアリだと考えます。

時短から考えれば、デスクトップは非常に有効ですよね^^

視覚的ですぐ開けますし、ファイル上限数やファイルネームの工夫でデメリットもある程度カバーできそうとも思います。

デスクトップ上へのデータ保存、やはりリスクが大きい

一方で、デスクトップ保存のデメリット詳細はこちらの記事に書きました

デスクトップ保存のデメリット

  • 個人情報漏えい→ 顧客を不安にさせる・漏えい時にコスト発生
  • 従業員や部下へ隠しておきたい情報が見られてしまう
  • ハッカーの攻撃対象になりやすい
  • PC起動時間が長くなり、動きも悪くなる

上記に加え、各自のPCデスクトップのみの保存ではPCに不具合が生じたときにアクセスできなくなる恐れもあります。
PCデスクトップにファイルを置きすぎた結果、PCから音が出て危険だ・・というお困りも頂いたことありました。

PCデータ管理場所の一例

私はデスクトップは保存用として使っていません。
正確にはドキュメントフォルダ内に全データを保存、クラウドストレージのDropbox(文書写真)やOneDrive(動画)に同期させています。ネットワークが接続しているときに自動的に同期してくれるので、バックアップを気にする必要がなくなったのも嬉しい。

ゴミ箱だけのデスクトップをお見せすると反応大きいですね・・私も以前は「デスクトップがアイコンだらけ」の女でした

デスクトップ保存に比べて融通がききにくく、視覚的ではないというデメリットはありますが、
エクスプローラーから開けばデスクトップよりワンクリック多い程度です。

それでもアクセスが面倒!探しにくいという場合には


  • デスクトップには厳選して、よく使うフォルダへのショートカットアイコンだけを置く
  • ドキュメントフォルダ直下に2-7日後にも使う予定のファイルを一時置き、処理が済んだら本来のフォルダへ移動

というルールを設けるなどして、中身が丸見えにならない・デスクトップを軽くする対策をするのもありかもしれません。

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