公開Q&A：「過去のデータ、どう整理すればよいですか？」

先週末に、ある地方銀行の行員さん向けに
『机周り＋PCデータ整理』のオンライン講座を担当した際に
実際にいただいた、ナイスなご質問です。

過去ファイルやフォルダ・・・
本当～に扱いに困りますよね！

古い情報は間違いのもと。ミスを誘発しやすくなりますから
新しいデータだけを残し、古いデータは削除が基本です。
管理対象は減らしたほうが、ラクで探しやすい。

一方で、古くても捨てられないデータも当然ありますから
ここでは私が実践中、かつお客さまにご紹介している内容について触れますね。

１．過去データは敢えて「整理しない」

原則、整理（分類・リネーム）は
これから作成＆使用するデータのみにする。

使用頻度低の過去データをしっかり細かく整理しても、かかる時間労力の割に効果が薄いです。
（ここはいろいろな意見があろうかと思いますが）使用頻度低は手をかけすぎないことを山口はお勧めしています。
※もし使用頻度高なら、整理しましょう。

２．過去データはまとめる

「過去」「終了案件」といったフォルダを１つ作り
要保存データはそこに投げ込む

フォルダに数字をつけている場合には、たとえば90(900)番台など
できるだけ下方に表示されるように設定します。

３．「現在未来」と「過去」は区別するのがお勧め

データ多めなフォルダ内は、過去データや終了案件を格納することで
今動いている案件だけが表示される状態を作っています。

逆に、数年前のお客様からリピートの連絡がきたら
終了案件フォルダから再び、今動いている案件の階層に移動させています。

過去と現在未来がしっかり区別できれば、かなり探しやすくなりますよ～。
個人的にはお勧めです。

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。