整理は一気に進めるべき？少しずつ？

「どれが正解ですか？」って時折聞かれますが
整理術には正解がありません。
強いて言えば、あなたがうまくいけばその方法が正解です。

PCデータ編

人によって正解が異なるのが悩ましいのですが
PCデータ整理については
お客様との相談やご感想、作業代行を通じて
ある程度傾向が見えてきました。

一気に進めたほうがよさそうなこと

上記に関しては1時間以上、まとまった時間を確保して
一気に進めて頂くことをお勧めします。

途中で電話とか野暮用が入ってしまうと
どこまで名称や階層を変えた？
どんな階層、どんなネーム規則だったっけ？

細かい作業ですので、記録を細かく取らない限り
途中で忘れてしまいます。

結果、フォルダ階層やファイルネームの整合性が取れないと
やり直しになってしまう恐れも。

特に組織内でのサーバーまたはクラウド内など
複数人数で共有しているデータについては
フォルダやネーム規則を決めたら
文書やメモなどで残し、後から見てわかるようにしておきましょう。
もちろん、関係者へのルール共有と、ルールが運用できているかの定期確認もお忘れなく。

隙間時間でも可能

データ削除に関しては、
「会議中にちょこちょこ進めた！」と仰っていた経営者さんが
実際におられました。（すごい！！）

私自身も、ふと見たときに
もうこれ見ないなというものは
その場で消去しています。

それほど判断にも時間かかりませんし
不要なデータを削除しておかないと、
判断するのにまた、ファイル開けることになりますので。

モノ編

整理術には正解がなく
人によって正解が異なるのが悩ましい点ですが
モノの整理については、まさに当てはまります。

つまり・・・
一気に進めるべきか、少しずつがよいか、人によってベストが異なります。

一気に進めたほうがよいタイプ

いわゆる、感覚優位型の場合ですね。

コツコツ進めなきゃ・・・でもできない！とお悩みでしたら
苦手な方法をムリに採用することはありません。
やる気スイッチONになったときこそ、一気に進めていきましょう。

そうはいっても、なかなかスイッチがONしない場合には
来客日を決めるとか、他人と一緒にやるなど、
とにかく「やらざるを得ない」状況をつくる必要があります。

コツコツ進めたほうがよいタイプ

気力体力続かないタイプなら、作業頻度が勝負。
まずは5分と決めて、とにかく始めてみると
案外長く続いたりします。

毎日コツコツ、物を戻すことができれば
たとえ戻しきらなくても
部屋の快適度・探す頻度がグンと変わります。

また、書類整理は脳が特に疲れますので
長期間取り組むのは
一般的にはかなりしんどいです。

整理に慣れれば、
ある程度溜まった書類も、一気に分類して
一気に判断も終わらせられますが

いるいらない苦手という自覚があるなら
書類が入ってきたらその場で判断！
隙間時間に数枚！
と、ジワジワ進めていくのがよいでしょう。

さいごに

PCデータとモノの整理について
いずれの場合も、いちばん大事なのは「時間の確保」。
いちど痛い目を見ない限り自覚しにくいですが
整理っていちばん後回しになる代表格なんですよね（涙）

一方で、整理できているかどうかで確実に
検索の速さ・処理の速さが変わりますから

あなただけでなく、部署内での業務効率
ひいては、判断スピードや教育引継に少なからず影響します。

探す時間が長い、効率悪いと思われたら
まずスケジュール帳で時間を確保して、とにかく始めてみましょう。

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。