机やPCにふせん貼りすぎていませんか?メモの整理術デジタル編:Googleカレンダー

お困り率高いシリーズ。やること忘れる防止のためについ、デスクやPCにメモや付箋(ふせん)をたくさん貼ってしまいがちですが

職場の場合、これが曲者!

メモ・ふせんが多くなりすぎると・・・

見栄えが悪くなったり、はがれたり踏まれたり、同僚やお客様の目にメモが触れてしまうだけにとどまらず
メモや付箋が「風景」と化してしまうと、いつの間にか視線もスルーするため、やることそのものも忘れがちに。
意味がなくなります(^^;

こんな感じで2-3枚程度だったら良いのですが、多すぎると「風景化」してしまう


また、複数人数が働く職場では伝言メモも飛び交いますが、
スタッフに固定席がない職場(店舗・クリニック等)やフリーアドレスの職場では特に

誰が書いたメモなのか
誰宛に書かれたメモなのか

わからなくなって大混乱!!という話も伺いました。

仕事用メモの管理方法

悩ましいメモの対策アイデアをご紹介しますね。デジタル・アナログ両方あります。

抜本的対策

GoogleカレンダーとToDoリストの連携でペーパーレス化
Chatwork等、ビジネスチャットツールの活用

アナログ対策

1.「風景」と化しているメモをはがす

2.必要なメモは2パターンに分類
  ① いつも目にふれる場所のほうがよいもの
  ② 必要なときに見られればよいもの

3.① いつも目にふれる 
    ⇒ 枠を決めて貼るルールを
  
  ② 必要なときだけ
    ⇒ 個別フォルダなどを活用

今回は劇的にメモやふせんが減る、デジタル対策のアイデアをご紹介します。

私はGoogleカレンダーを2年ほど使っていますが、神(かみ)ツールすぎてもう手放せません・・・!!
手帳もあっさりと卒業できてしまいました。
Googleカレンダーは多忙な経営者さんの利用率が高い印象あります。


初心者時代の記事もご覧ください。
⇒ アナログ手帳派がGoogleカレンダーを試してみた。

Googleカレンダーは、ToDoリストのアプリを使えばスマホでも確認・編集できます。
期限ありタスクはGoogleカレンダーに期限を反映できますし、繰り返しタスクのコピーも簡単!
ビジネスメール第一人者の平野友朗先生からも、タスクはこのToDoリストに一本化されてると以前レクチャーでお伺いしました。

Googleカレンダーのメリット

  • ビジネスの予定・プライベートの予定・タスク(ToDo)を一元管理できる。むしろそのほうが好ましい。
  • 記入・編集・複製・色による区別が簡単!
  • 好みのリマインダー設定可能(忘れにくい)
  • スマホでもPCでも閲覧・編集できる
  • 複数人数で予定共有できる
  • メモ欄に留意事項をたくさん記入できる
  • 手帳が切り替わるタイミング =次年度の予定管理に困らない
  • 手帳置き忘れリスクからの解放=「手帳忘れて予定わからない」がない

ここから先は私の個人的な利用方法ですが、このところ外出予定だけでなく、オンラインミーティングやら、取引先に候補日を複数出したりも多くなってきました。プライベートでは長男の受験(!!)でこれから説明会や模試申込、事務手続やらまで入ってくるので

最低限を意識して、ざっくりと色別管理をしています。


青=確定・外出予定
紫=確定・オンライン
黄=未確定(取引先に提示中の候補日、参加検討中など)
ピンク=プライベート
緑=受験対応


私、アナログ手帳では色ペン忘れていましたし、色付箋も超苦手でしたが、デジタルでは意外にいい感じ♪
上の例では、リマインド(予定通知)をPC画面、スマホ画面で30分前にポップアップ表示させる設定にしていますが、10分前にメールで受信する、などここはお好みにカスタマイズできます。
ここに、期限付きToDoを入れ込めば、やるべきことも同じカレンダーで観られます。

予定を見ながら、それまでに対応必要な項目も検討できます
毎週定期的に行うタスク管理(=Googleカレンダー上のリマインダー機能)も、設定ラクです
スマホやタブレットからも予定記入&チェック

ここまでは個人的な予定管理ですが

Googleカレンダーはチーム内の情報共有にも使えます

カレンダー共有して予定を入れ、「詳細」欄に連絡事項をいろいろ書きこむ方法もあります(上のカレンダー画像)
以前私もこの方法で、ある企業からフルリモートで仕事を請けていたことありました。
「詳細」らんは一見、狭く感じられますが、手帳ではとうてい書ききれない相当な行数を書き込むことができるので、お客様情報(URL・留意事項)・行先住所・移動する電車の時間・持ち物・事前準備など 何でも書いています。

またある職場では、有休希望の人はGoogleカレンダーに自分の名前を書き込む、有休は先着1名、というルールを設けているというお話も伺いました。なるほどその手が!!とも。

伝言メモの管理は、ビジネスチャットが便利

もし、職場の上司部下・スタッフに対してメモを渡したい、期限付きで何かをお願いしたい場合。代表的なビジネスチャットがChatworkです。操作も簡単!

特定の相手にToでメッセージを送ったり、タスク化して、期限付きで行動を促すこともできます。
メンション機能がありタスク化できるなら、別のチャットツールでも良いでしょう

Toなどでメッセージの受信者を明らかに。相手へのタスクも期限も追加できる。

Chatworkは大量のメッセージが流れやすい弱点があり、タスクが多くなると追いきれなくなるとのお困りも伺いました。
もっと良いツールがないかも、今後研究したいと思います。

アナログによる抜け・モレ防止のために、メモのデジタル化はお勧めです。
デジタル化はテレワーク導入には必須、場所を選ばない働き方も可能になり、ペーパーレス化の側面もあります。
小オフィスのIT化、ご興味あればぜひお問合せ下さい。

次回はどうしても貼っておきたい、アナログなメモ対策をご紹介します。
ここまでお読みくださりありがとうございます。

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