机やPCにふせん貼りすぎていませんか?メモの整理術アナログ編:メモの管理方法

やること忘れる防止のためについ、あたり一面にメモや付箋を貼ってしまいがちですが
職場の場合これが曲者!という話題を前回取り上げました。

悩ましいメモ対策、アイデアとしては

抜本的対策

GoogleカレンダーとToDoリストの連携でペーパーレス化
Chatwork等、ビジネスチャットツールの活用

アナログ対策

1.「風景」と化しているメモをはがす

2.必要なメモは2パターンに分類
  ① いつも目にふれる場所のほうがよいもの
  ② 必要なときに見られればよいもの

3.① いつも目にふれる 
    ⇒ 枠を決めて貼るルールを
  
  ② 必要なときだけ
    ⇒ 個別フォルダなどを活用

前回はデジタル対策でした
⇒ 机やPCにふせん貼りすぎていませんか?メモの整理術デジタル編:Googleカレンダー

今日はアナログな対処法をご紹介しますね!

1:「風景」と化しているメモをはがしましょう!

・情報古い
・見なくても仕事できている
・済んだ要件

・・・など、たぶん予想以上に多いと思います(笑)

先日現場作業に入らせて頂いた折にも、スタッフの皆さまにメモの選別をお願いしましたが
5枚のうち3-4枚程度「不要」と判断されていて、驚かれていました。

2:メモの分類

仕事で見ているメモは主に2パターンあって

①お客様にその場でご案内するために、常時目にふれなくてはならないメモ
(例:電話中に案内する番号リストなど)

②必要なときに引っ張り出せば事足りるもの

その2つに分類します。

①常時目に触れるべきメモ

メモそのものの数を厳選した上で、「枠」を決めて貼ってください。
枠・・・コルクボードとかホワイトボードとか。

貼る場所と枚数を限定するだけでもだいぶスッキリ!見つけやすくなりますよ~

②必要なときに引っ張り出せばよいメモ

自分のToDoとか、定型パターンで処理する折のマニュアルなどが該当します。
私はメーカー勤務時代、部品セットの構成が書かれた書類やチェックリストなど、しょっちゅう見たい1枚もの書類が数枚ありました。

明らかによく見る1枚ものの書類は、パウチ(ラミネート加工とも言うらしい)↓↓ がすごく使いやすかったです
誤って手に取るのを防ぐために、枚数は絞りましょう。

写真引用:kinkos.co.jp ラミネート加工サービスもあるようです。


ToDoを書き込むふせん管理は、個別フォルダーまたは開くタイプのクリアフォルダが便利です。

イメージでふせんを個別フォルダーに貼る。ToDo管理やアイデア出しにも便利、省スペース。

個別フォルダーなどにメモや付箋をはり、普段は机上のファイルボックス等に立てておき
必要なときにフォルダーやファイルごとスッと出します。

見栄えが整い、上司同僚、お客様に見られたくないメモも安全に隠すことができて、あちこちメモを探さなくてよくなります。



もちろん済んだメモは都度はがして捨てます(最重要)。これがなぜ最重要かというと・・・
仕事では、古い情報はミスにつながりかねないからです。
以前は捨てられなかった私が、捨てる重要性を痛感した「メモ事件」。こちらのレトロな動画でご紹介しています。

忙しいときであればあるほど、メモの選別は仕事に直結。身をもって学びました(^^;

伝言メモについて

少人数のオフィスさんに数度相談されたことがありますが
これもスタッフ別にメモをはる場所を限定して、関係者の目に触れやすいところに掲示するのも一手。

美容室バックヤードでの事例:ファイルの陰に隠れてしまっていますが
メモが増えていくことにお困りでしたのでホワイトボードに線をひっぱり4分割。担当者ごとに貼る場所を決めて頂きました。

伝言が埋もれず、伝わりやすい
メモ魔スタッフが貼りすぎなくなって情報スッキリした!
とのご感想も頂きました。

まとめ

メモは「情報」の一部です。常に目に触れさせておき、やることを忘れるのを防ぐのはとても大事ですが
余計な情報が目に入ると余計な動きが増え、ミスも誘発する場合があります。貼るのは「今必要」なものだけにとどめましょう。

選別眼も養われそうですね^^

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。

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