やること忘れる防止のためについ、あたり一面にメモや付箋を貼ってしまいがちですが
職場の場合これが曲者!という話題を前回取り上げました。
悩ましいメモ対策、アイデアとしては
抜本的対策
GoogleカレンダーとToDoリストの連携でペーパーレス化
Chatwork等、ビジネスチャットツールの活用
アナログ対策
1.「風景」と化しているメモをはがす
2.必要なメモは2パターンに分類
① いつも目にふれる場所のほうがよいもの
② 必要なときに見られればよいもの
3.① いつも目にふれる
⇒ 枠を決めて貼るルールを
② 必要なときだけ
⇒ 個別フォルダなどを活用
前回はデジタル対策でした
⇒ 机やPCにふせん貼りすぎていませんか?メモの整理術デジタル編:Googleカレンダー
今日はアナログな対処法をご紹介しますね!
1:「風景」と化しているメモをはがしましょう!
・情報古い
・見なくても仕事できている
・済んだ要件
・・・など、たぶん予想以上に多いと思います(笑)
先日現場作業に入らせて頂いた折にも、スタッフの皆さまにメモの選別をお願いしましたが
5枚のうち3-4枚程度「不要」と判断されていて、驚かれていました。
2:メモの分類
仕事で見ているメモは主に2パターンあって
①お客様にその場でご案内するために、常時目にふれなくてはならないメモ
(例:電話中に案内する番号リストなど)
②必要なときに引っ張り出せば事足りるもの
その2つに分類します。
①常時目に触れるべきメモ
メモそのものの数を厳選した上で、「枠」を決めて貼ってください。
枠・・・コルクボードとかホワイトボードとか。
貼る場所と枚数を限定するだけでもだいぶスッキリ!見つけやすくなりますよ~
②必要なときに引っ張り出せばよいメモ
自分のToDoとか、定型パターンで処理する折のマニュアルなどが該当します。
私はメーカー勤務時代、部品セットの構成が書かれた書類やチェックリストなど、しょっちゅう見たい1枚もの書類が数枚ありました。
明らかによく見る1枚ものの書類は、パウチ(ラミネート加工とも言うらしい)↓↓ がすごく使いやすかったです
誤って手に取るのを防ぐために、枚数は絞りましょう。
ToDoを書き込むふせん管理は、個別フォルダーまたは開くタイプのクリアフォルダが便利です。
個別フォルダーなどにメモや付箋をはり、普段は机上のファイルボックス等に立てておき
必要なときにフォルダーやファイルごとスッと出します。
見栄えが整い、上司同僚、お客様に見られたくないメモも安全に隠すことができて、あちこちメモを探さなくてよくなります。
もちろん済んだメモは都度はがして捨てます(最重要)。これがなぜ最重要かというと・・・
仕事では、古い情報はミスにつながりかねないからです。
以前は捨てられなかった私が、捨てる重要性を痛感した「メモ事件」。こちらのレトロな動画でご紹介しています。
伝言メモについて
少人数のオフィスさんに数度相談されたことがありますが
これもスタッフ別にメモをはる場所を限定して、関係者の目に触れやすいところに掲示するのも一手。
美容室バックヤードでの事例:ファイルの陰に隠れてしまっていますが
メモが増えていくことにお困りでしたのでホワイトボードに線をひっぱり4分割。担当者ごとに貼る場所を決めて頂きました。
伝言が埋もれず、伝わりやすい
メモ魔スタッフが貼りすぎなくなって情報スッキリした!とのご感想も頂きました。
まとめ
メモは「情報」の一部です。常に目に触れさせておき、やることを忘れるのを防ぐのはとても大事ですが
余計な情報が目に入ると余計な動きが増え、ミスも誘発する場合があります。貼るのは「今必要」なものだけにとどめましょう。
選別眼も養われそうですね^^
今日もここまでお読みくださりありがとうございます。
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“机やPCにふせん貼りすぎていませんか?メモの整理術アナログ編:メモの管理方法” に対して1件のコメントがあります。