【ホームページ制作(ペライチ)】エクラ 滝澤葉子様(東京都日野市)

3ヶ月間のデジタルデータ整理サポート(プレミアム)により、PCデータ整理を行いました。

お仕事柄、各種契約書類からテキスト・動画・写真素材などの数が膨大になるため、必要データにすぐにアクセスできるフォルダ階層やネーミングルールを策定。それだけにとどまらず、即実践力でメール整理、ブラウザのブックマーク整理までをあっという間に進められました。

代表の滝澤様から、サービスを利用した感想を伺いました。

なぜ整理の依頼をしようと思いましたか? Edit

ある方のブログのリンクから山口さんを知り、「オフィス専門」にピンときました。メルマガで募集していたモニターに申し込もうと考え、まずはセミナーに参加。内容も実用的に感じました。個別のデジタルデータ整理は新しいサービスでしたが、自分の困りごとにも合致していました。

起業してHP制作・webサポートの仕事を始めて数年たち、データも案件の幅も増え、どう整理したらいいかが分からなくなっていました。データをどのフォルダに入れたらいいかがわからず、欲しいデータにすぐには辿りつけないことも時々ありましたね。自己流で何となくフォルダ分けしていましたが、本当にそれでいいのか疑問にも感じていました。

ご依頼になるときに気になったことは。躊躇はどう乗り越えましたか。 Edit

PCデータ整理はまだモニター段階で、他の方の事例が確認できません。果たして3回でどこまで変われるのかが分からず、そんな自分に対する躊躇もありました。

しかし実際にリアルの片づけ事例がホームページに掲載されていたので、データ整理も同様かと思いました。データ整理では自分も困っており、案内の文章もよかった。整理の時間を作るのも大変ですが、もっと受注案件も増やしたいので、今やっておいたほうが今後の仕事のために良いだろうと判断しました。遠隔にするか、対面にするかも迷いましたが、よくよく読むと3回お会いできて時間も長いので、対面のほうが断然お得に思えました。

実際に依頼されていかがでしたか? Edit

お願いしてすごく良かったです。理由は3つ。

1つめは、フォルダ整理だけではなく仕事の流れが見直せたことでした。販促・顧客対応など仕事の流れに沿ってフォルダを作るため、どの業務に自分が時間を取られていたのかも自覚できました。改善したいと思います。今まで全く自分がイメージしていなかったフォルダ構成になったのが目からウロコでした。

2つめは、そこまでやってくださるんだ!ということでした。仕事周辺に関する知識、たとえばセミナーや情報収集のコツ、女性起業家としての活動の話など、普段自分が関わっていないジャンルのお話が興味深かったです。

そして仕事のコツや気を付けていることなども聴くことができました。初回資料をフォルダでまとめておくなど、一見当然かもしれませんが・・・フォルダだけではなく時短や仕事がしやすいコツの助言までありました。

3つめは、その人その人にあった提案で、無理をしなくていいこと。ルールはあるけれど、私の性格・考え方・今の状況にあった提案をして下さったように思います。面談2回目でルールを変えましたよね。ルールに縛られ過ぎることなく、逆に状況に応じてやりやすいようルールを変えていきました。そしてひな形でないところにひな形に入っているなど、あちこちにあったデータをその通りに集約できました。優先順位が高いことは何か、都度確認があったのも良かったです。

(facebookでも素敵にご紹介いただきました。ありがとうございます↑)


そう、もう1つ思い出したのは、自分が何を主軸に仕事を進めていきたいか、考えるきっかけになったことです。主軸にしていきたい仕事、やりたいこと、注力したい仕事のフォルダを予め作ってしまうとか(笑)。やりたいことが形になりました。

面談翌日にはリマインドも。メッセンジャーでこまめにメッセが来るので、実行に移りやすかったです。忘れないうちに実施しよう、と思い出すきっかけになりました。
(※報告・リマインドの方法は、クライアントのタイプに応じて変えています)

探している時間がビフォー10だとすると、アフターは5くらいでしょうか。探しているストレスがビフォー10だとすると、アフターが2くらい。どこに戻せばよいかが少しずつイメージしやすくなりました。

今後 データ整理系のサービスに期待することは Edit

かなりよくして頂いたので・・・強いて言えばフォルダ構成の紙がなかったことが1回ありましたが、確認しながらのほうがやはりやりやすいですね。スマホで見るよりも、紙に書き込みながら見られるといいと思いました。

今回の整理術のサービス以外でよかったこと Edit

きめ細やかに連絡をくださった点。とても親身になって頂き、否定しない点もよかったです。

そしてその人の全体を観たアドバイスがあった点も。具体的には何を大事にしていきたいか、どうしたいと考えているかなども考慮してくださいました。

探す時間が今後増えたときにどうしようと考えていましたが、どう区分けをするか、自分の動線や今後どう動きたいかを考慮するなど、判断の方向性は分かりました。今後も変わることがあると思うので(自分でもできそうです)。迷っていたクラウドも、助言を頂き導入できました。

 

貴重なお声をありがとうございました。引き続きサポートさせて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします!

お客様サイト:日野市でアナログ派の事業者さま対象のホームページ制作(ぺライチ使用)・SNS活用サポートならエクラ 

滝澤様ご利用のサービス:デジタルデータ整理運用 完全サポートパックモニター(訪問3時間x3回)

【結婚相談所】オハナマリッジ さとうもとみ様(埼玉県さいたま市)

3ヶ月間のデジタルデータ整理サポート(プレミアム)により、顧客データおよびメールの整理・自動振分け設定を行いました。

結婚相談所の会員さまとのメールのやりとりが非常に多く、履歴を追うのにストレスを感じていたさとう様。「会員さまとのやりとりがすぐに見つかり」「該当者に対して一斉にご案内を送信する」目的のために、顧客データの整理と 属性に応じたルール設定を一緒に進めていきました。

代表のさとう様から、サービスを利用した感想を伺いました。

なぜ整理の依頼をしようと思いましたか? Edit

メルマガを見てモニターの案内が出ていて、パソコン使えてないな、でも自力でやろうとしてもわからないので、やってもらったほうがいいと思い頼みました。香央里さんはよく知っている安心感がありましたが、全然知らない人のメルマガだったら頼まないと思います。

会員さんにずっと前から一斉メールを出したいと思っていました。前はoutlookでメールをやりとりしていましたが、タブレットからチェックできない関係でGmailに移しました。ところがGmailの使いかたがよくわからなかったので、何とか整えたい、使えるようにしたいと思っていました。

同時に、いろんなデータがちゃんと保存・ファイルできていないこともあり、パソコンの中の整理整頓をしたいという気持ちもありました。Web関係がとにかく苦手で、ひとりでやっていても進まない、でも好きでもないので、必要があっても手もつけないですよね。〆切もないため、後回しが続いていました。

ご依頼になるときに気になったことは。躊躇はどう乗り越えましたか。 Edit

躊躇は感じなかったです。正直高いとなると考えてしまうと思いますが、モニター価格で大変お得だったからというのもあり、迷わなかったですね。

実際に依頼されていかがでしたか? Edit

カテゴリ別に分けていったため、だいぶGmailがスッキリしたと思います。今までだといちいち検索窓にキーワードを入れていました。またお客様にメールしたいときもアドレスがわからないので、都度探していました。そして返信するとメールの数がぼんぼん増えるのでエライことに・・・履歴をひたすら追いかけていました。

まだ作業が残っているためですが、メールの仕分作業前の探す時間を10とすると、今は3程度になったでしょうか。だいぶ短くなりましたね。探すのは主に会員さんとのやりとりで、今は見たい会員さんとの過去のやりとりに絞って見られるのがいい。履歴が見られるのもすごいと思いました。


また、グループ送信メールが一番やりたかったので助かりました。今まで該当するアドレスをGmail、Outlook、携帯などからバラバラと探さなくてはならないため、気が重くてなかなか着手できませんでしたが、これからはもう少し気軽に送れそうです。

今後は過去のご成婚者さんをoutlookから探し出して、ご成婚向けのサービスをお知らせする、ご紹介を頂くために関係性を維持していきたいですね。「マダムの会」等のお知らせも一斉メールで流したいと考えています。

ホッと癒される素敵空間で、おもてなし頂きました♪ ⇒

今後 データ整理系のサービスに期待することは Edit

難しいとは思いますが、こちら側で名簿をまとめる追加の手間がなく、丸投げできる「納品パック」的なサービスが実現できればすごく嬉しいですね。また、HPやLPを作れる業者さんとのつながりがあればより嬉しいです。

今回の整理術のサービス以外でよかったこと Edit

ご自身がGmailを使っていないのにいろいろ調査してもらって対応して頂いたこと。データ整理は手間ヒマがかかるので申し訳ありませんでしたが、丁寧に対応頂けました。

また、ちょっと疑問に感じたことなど、会ったからこそいろいろ細かいところが聴けたといった気がします。今回は一応全部やってもらう前提がありましたが、いずれ私が1人でもできるように導き、トレーニングして頂いた点も良かったです。

一度データや設定を整えることができれば、時間の節約になりラクにもなります。思い切ってやってみると、仕事がずっと短縮されるのではないかと思いました。

 

貴重なお声をありがとうございました。引き続きサポートさせて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします!

お客様ホームページ:オハナマリッジ浦和 

さとう様ご利用のサービス:デジタルデータ整理運用 完全サポートパックモニター(訪問3時間x3回)

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