PCデータが多すぎると非効率！！探しやすくする手順は？

先日は仕事で使うPCデータを使いやすくまとめ、分類する作業をお客様と一緒に行いまして
頭がパツパツになりました(笑)

PCデータって、物と違って見えないので、
他人も本人も、データ探しや目的のデータにたどりつけるまでにとても長い時間を費やしていたり

見つからないから、と同じデータを作り直して労力をかけすぎているなど
深刻度や非効率に気づきにくい、という点がとても厄介です。

PCの調子が悪くなったり、PCやサーバーやクラウド、メールの容量がいっぱいになって
慌てて対処、といったパターンが多いかも。

データ整理のポイント

探しやすくするには、ネーミング・グルーピングが大切

データの「森」を整理して、探しやすくするためには、物と同じく

• 出す（順番決めてから）
• 分類
• 定位置＝フォルダに収める

という手順で進めてます。

ただ、見つけやすく収めるためには、
手がかりとなるフォルダやファイルの「ネーミング」
どう、わかりやすくグルーピングするかがネック。

ところが、探しやすいフォルダのネーミング・・・思いつけるかどうか、得意苦手の個人差が
すごく大きいことを、講座のたびに痛感します。

ネーミングを考えるだけでも頭が痛いのに

目の前に大量の物が山積みになっているのと同じで
目の前のデータの「森」を眺めていたら
いったいどうすればいいんだ！！と、途方にくれてしまうのも、無理もありません。

設計図を作ると整理がしやすい

先日はふせんを使って、理想のフォルダ階層の設計図を作成。
全体の見える化を行い、俯瞰しながら、フォルダ用のキーワードを細かく洗い出しました。

講座の折にもワークで行いますけど
見えないデータの整理にはやはり、不可欠。

設計図をしっかり仕上げてから、デジタル（PCフォルダ）に反映させて
今あるデータの行先を１つずつ指定し、移動させました。

とても根気が要る作業ですが、見えないので、残念ながら物の整理よりも達成感を感じにくいです。

でも、使うデータはこのあたりにある！という安心感が得られて
新たに来たり作成するデータも迷いなく保存場所がきまり

重複データは一目瞭然に。
仕事効率はまったく違ってきますよ。

最後に

もしデータがすぐに見つからないようなら、まずは「見える化」。
理想のフォルダ階層の設計図づくりから始めてみてくださいね。

どこからどう進めれば良いかが「自力では」わからない、という場合には
モニター活用（2名以上オフィス）
個人事業主の方はお気軽にお声がけくださいね。

（PCデータはリアルなお困り収集したいので絶賛募集中です）

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。