公開Q&A～「メールで受け取った添付ファイルはそのままのタイトルで保存したほうがよいですか？」

実際にPCデータ整理の個別サポートをする際によくいただくご質問です。

メールやチャットで受け取る書類には当然、発信元でつけたファイル名がついています。
そこには当然規則性などありませんからそのまま保存すると見つけ出せません！
（そもそも、保存するのも忘れる～というお困りも多いですが）

あなたは管理、どうされていますか？

このあたりは正解不正解がない領域かもしれませんね。
ケースバイケースだったり、相手によっても対応が異なると思いますが、よく助言する内容をご紹介します。

原則、自社ルールに沿って名前を変更する

もらったあと、閲覧保存するのが目的となるデータ：例えば議事録や会計書類などは
「自社ルールに沿ってファイル名変更をして保存しよう」
と助言することが多いです。

例：保存するファイル名ルールが
「日付（8桁）＋発行元＋書類名」などと社内で決まっている（個人で決めている）場合。
文書の発行元では、こちらの会社や名前を書いてあることも少なからずあると思いますので

特に会計書類・・・
見積書、請求書、領収書などは要注意で

電子帳簿保存法により、2024年1月から電子で受け取ったものはデータ保存が義務付けられています。

ファイル名があいまいでは探し出せなくなります。
しっかりとルールを設け、ルールに準じて保存するよう心がけましょう。
会計書類のファイル名として決めておくとよいと思われる内容は、以下の記事をご活用ください。

例外：発行元と数回行き来するデータ

文書の校正とか、これに書き込んで返信してとか
何度かデータが行き来するだろうと予想される場合には
先方の混乱を防ぐため、敢えてそのままのタイトルで保存編集送信することもあります。

私の場合は、セミナー主催者などから受領して
こちらが確認するチラシデータや
複数名で校正が必要なテキストデータなどが該当します。

その場合、誰とやりとりしているかは
最低限わかるようにしておく必要がありますので
顧客名・取引先別のフォルダを設けて区別するなど
見ればわかるようなネーミングを心がけましょう。

やりとりが終わり、やはりファイル名を変更しておいた方が好ましいと感じる場合には
後からでもファイル名変更をしたほうが検索しやすいです。

最重要：もらったファイルはすぐに保存

もらったデータは放置していると
あっという間にメールやチャットが流れて、すぐに行方不明になります。

無料アカウントで利用しているチャットツールでは、
期限過ぎるとダウンロード不可になることも少なからずありますので

必要なデータだけでも即ご自身のローカルやクラウドに
保存しておくことをお勧めします！

ただ、面倒くさかったり、時間がなかったり、
デジタルに苦手意識があるとこれが後回しになってしまって・・・とお客さまからはよく伺います。
悩ましいですよね（＾＾；

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。