電子帳簿保存法（電帳法）が義務化！小さな事務所や小規模事業主が最低限知っておくべきデータ保存対策３つのルール

はじめに 

電帳法対策どうしたら？という質問を少しずつ頂きつつありますが、先日秋田県の中小企業団体中央会様より「電子帳簿保存法の本格施行（2023年12月までは猶予期間）に対応するデータ管理方法を講義に入れてほしい」とのリクエストを頂き解説を行いました。

ここでは準備のため調べた結果わかったこと・該当データを保存するときに最低限心がけておきたい留意点をご紹介します。

なお私は整理術が専門であり税理士ではありません。
法律の詳細や運用に詳しいわけではなく、当方も研究中である点は承知した上で読み進めてください。 

電帳法に対応したデータ保存。最低限求められている要件は？ 

今回の改正にあたり対象となる帳簿や書類は色々ある様子ですが、中でも気をつけたいのがよくやりとりが発生する「見積書」「請求書」「領収書」のデータ。
特に、取引先から受領するものは要注意です。 

１．電子取引（インターネット・メール）でもらった会計書類は、データ保存が必須

メールやチャット経由で見積書・請求書などを受け取ることはよくありますが、データで受領したものはデータのまま保存することが義務化されます。
「印刷したからデータなくてもいいよね！」という訳にはいかない、という点を押さえておきましょう。 

一方で、紙でもらった場合に関しては電子化の義務はなく、書類のままで保存して必要なときには取り出せる状態にしておけば法律上は問題ありません。 

一方で気になるのは、「非常によく似た資料が書類・データ両方にあって、どちらが新しいか古いかわからない」というお困りを今まで少なからず伺ってきた点です。

A社は紙、Ｂ社はデータで…と取引先や担当者ごとに区別しながら検索するのは時間労力のムダやミス・属人化につながりかねません。同種の情報については書類かデータ、いずれどちらか一方に集約していくのが業務効率化の一助になるでしょう。 

２．会計書類は「日付」「取引先」「金額」で検索可能な状態にしておく 

大手会計ソフトでは既にこの３要件に対応して検索機能を設けていることも多く、ソフト経由で対象書類を作成している場合には問題なく要件を満たせると思われます。
大手会計システム・マネーフォワードのページ内にはいつの間にかこんなページができていて驚きました。（追加料金が発生するらしいです） 

当方がよくご縁を頂くお客様に関してはExcel等で作成している派が圧倒的多数ですが、この場合はフォルダやファイルのネーミングの工夫で要件を満たす必要があります。

厳密にいえば留意事項はまだあると思われますが、
ここでは小規模事業主がデータ管理で最低限押さえておきたい項目を3つ掲げます。 

ルール１．メールやチャット経由で取引先からもらったデータは必ず自社フォルダ内に保存する 

メールやチャット経由で受領した請求書・領収書はその場ですぐに自社内のフォルダに保存しましょう。
「検索すれば見つかるから」とうっかり放置してしまうとメールやメッセージで埋もれてしまい、時間がたてばたつほど検索が困難になります。
受領する請求書のファイル名は当然、送信元でつけたもの＝バラバラで見つけにくい状態。自社データとして保存するときに自社ルールに則ったネーミングに変更し、保存することをお勧めします。 

ルール２．会計書類は種類別にまとめて一元化しておく 

文書の種類別フォルダにまとめておくと探しやすいです。
当方も顧客フォルダ内にそれぞれの請求書類を保存していた時期がありましたが、取引先の数が増えるほど探す時間が長くなり非常に困りました。

その後会計書類を1か所に集約、種類別にまとめたところ検索時間が激減し、改めて「どうまとめるか」が重要と痛感した経験があります。
特に会計に関係する見積書・請求書・領収書や各種帳簿は集中管理がお勧めです。 

ルール３．ファイルの命名規則は必須。細かなところまで統一する。 

「日付」「取引先」「金額」で検索可能な要件を満たす必要があります。
ファイルやフォルダのルールや保存先を実務担当者同士で相談し決定、ルールを共有しましょう。
関係者が皆ルールを理解して遵守できているか、チェック担当者を決めて定期的に確認し、必要に応じて規則を柔軟に見直すことも必要と見込まれます。 

ここまで細かく決める必要ある？と思われるかもしれませんが、半角全角や数字の桁数、選ぶキーワードのちょっとした違いや順番に応じてファイル並びがガラっと変わる、同種のデータが分かれて表示されることが生じうるためです。

データを漏れなく俯瞰するためには細部まで揃えておくことをお勧めします。 

参考動画・ホームページ

• 参考１ 10年位前にご縁を頂きました税理士・佐藤亜津子先生の解説動画 
  「いまさら聞けない？まだ間に合うインボイス＆電帳法対策」
  非常にとっつきにくい電帳法ですが、ちょっとした疑問や質問に対しても楽しくわかりやすかったです。電子書籍でインボイス・電帳法対策を出版されているそう。
• 参考２ Firestorage　電子帳簿保存法のファイル名のルール 
• 参考３ 契約ウォッチ　電子帳簿保存法とは？条文やいつから対応が必要か分かりやすく解説！
  メリットデメリットなど前半がわかりやすい。法律視点からの解説。 

まとめ 

2024年に完全施行となる電子帳簿保存法に際し、データ保存のために小規模事業主が最低限心がけておきたい保存のコツをご紹介しました。

まずは取引先から受領した会計書類はすぐに社内フォルダに保存しましょう。
そして文書の種類別にフォルダでまとめ、法律で定める項目を検索可能にするために命名規則をつくります。
本記事が少しでもあなたのデータ管理のお役に立てれば幸いです。 

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。