小オフィス環境構築で成果が上がった案件の共通点

同じようにセミナーを受講しても、成果の出方が人それぞれであることと同様
オフィスの環境構築&PCデータ整理に関しても、成果の出方はクライアントによって異なります。

この記事では従業員5-10名程度のオフィスで成果が上がった案件の共通項を挙げてみました。
すべて満たすのは厳しいかもしれませんが、業者へのご依頼を検討している方、職場の環境整備を担当される方の参考になれば嬉しいです。

1【最重要】トップがしっかり関与・実践している

経営者本人が「社内整備する」と自ら公言し、手を動かす姿勢が何より大事です。
トップの背中は思いのほか、スタッフに見られているように感じます。

会社5Sのため、まずは経営者自身のデスク回りからという条件を設けている同業者もいるくらいです。トップがやろうとしないのに従業員に丸投げ!で上手くいった試しはありません。

ただ、大事なのはスキルではなく、自らやろうとする「姿勢」。
整理整頓が得意か苦手かは関係ありませんので、その点はご安心ください。

また企業規模にもよりますが、経営者と直接やりとりさせて頂けた案件のほうが成果が上がる傾向にあります。トップが全体を俯瞰できてスタッフへ指示を出せているからでしょうか?

「担当スタッフと直接やりとり」を指示されることはもちろんありますが、スタッフ側に主体性・問題意識が乏しいと彼・彼女の中でさらに優先順位が下がり、先に進みにくくなる影響もあるようにも感じています。

2.訪問間隔が1か月未満

大がかりなオフィス整理・遠隔地は連続訪問となりますが、それ以外の場合は数回に分けての訪問を前提に考えます。
この場合の訪問間隔ですが、2-3週間、長くても1か月以内が好ましいです。

訪問間隔が空いてしまうとリバウンドしたり、状況が変わったり、手順やコツを忘れてしまいますので、混乱をリセットし、改めて現状共有するのに時間を取られてしまいます。

3.経営者とスタッフとの関係性が良い

目的意識の共有こそ、成果のカギを握ります。
整理整頓への関心は個人差が大きいため、目的や意義、手順をくりかえし伝えて認識をそろえる必要があります。そのためには普段から、経営者とスタッフ間でコミュニケーションが取れているかどうか?が大前提です。

その上で、環境が整うことによって得られるポジティブな変化についてチーム内で予め意見交換をしておくと、意識がそろいやすくさらに効果的でしょう。

参考例:スタッフ(他人)に協力をお願いしたいとき:関係性が成否を左右する?!

4.整理整頓への関心が高いスタッフを巻き込んでいる

私たちが作業で必ずお願いしているのは「要不要・使用頻度の判断をできる方に同席頂くこと」。もし整理収納に関心が高いベテランがいれば、その方に担当をお願いして一緒に作業をするのもお勧めの1つです。以前より動線を何とかしたかった、と個人的に考えておられるかも?

家事を主に担当される方の比率が高い職場では、私たちの訪問を待ち構えており(笑) 家でも使える!と前のめりに取り組んでいただけています(実際、スキル応用しているよ報告もよく頂きます)

スタッフが整理収納のスキルを体得できれば、増員や大物購入・引越などの環境の変化にも自ら考えて調整ができるため、長期的に見てもお得です。

5.宿題の時間を確保し、実践している

難題ではありますが、作業を共にできる時間は限られるうえ、選別・使用頻度の判断はクライアントしかできないため宿題をお出しすることもよくあります。主に

よくある宿題のパターン

・明らかに不要な物品を事前に選別し、スペースを空けて頂く
・「処分」と判断したものをオフィスから出す
・ご訪問中に終わらなかったことの続きをお願いする

が代表例です。特に「事前に選別してスペースを空ける」宿題に関しては、着手頂くかどうかで仕上がりが大きく異なるため、特にお願いしたい部分でもあります。

6.複数人数で、一斉に作業を行う

各自が時間が空いたときに、できる範囲で・・・では、いつまでたっても進まないでしょう。
仕事においては緊急なことがどうしても優先されるため、「時間が空く」なんて殆どありえないためです。

なので、勤務時間内に時間を決め、複数人数で一斉に取り組みましょう。最速ですし、作業もはかどります。
この強制力を持たせるために、ご利用頂くことも多々あります。

7.【番外】山口と相性がよい方

これ以外NGという訳では決してありませんが、今まで多かったお客様のタイプです。

・明るく元気、ハキハキ感情豊かに話をされる
・判断は速い傾向

・見栄えよりも時短・機能を優先
・おおらかで細かいことを気にしない

・仕切りが多く細かいものよりも、ザックリとラクに戻せる仕組みを好む
・利き脳:右左タイプが多い
・属性:経営者・個人事業主などが多い
・整理整頓に苦手意識・抵抗感がある

「利き脳片づけ術」は、当方が専門とするアメリカ発整理術「ライフオーガナイズ」との中の考え方のひとつ。
脳の得意分野:利き脳に応じて好ましい手法や行動思考パターンが異なるため、それにあわせたやり方を取り入れようというものです。この利き脳は4パターンありますが、実は私は「左左タイプ」・・・なのに右左タイプの方が周囲に多いのは謎です(^^;

というわけで、成果が出た案件の共通点を挙げてみました。職場の環境整備の参考になれば幸いです。
ここまでお読みくださりありがとうございます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)