【PCデータ整理研修】すまing様にて実施いたしました

先日、埼玉県本庄市の不動産・リフォーム店「すまing」様にて
スタッフ様向けにPCデータ整理の研修を担当させて頂きました。

お店の一角のモニター周辺に集まり開始。
まずはPCデータを探しやすい階層を作って頂くために
皆さまの判断材料となるデータ整理の基本を70分から80分ほどレクチャー。

すまing様で使われていそうなキーワードを意識しながらご紹介。後日も復習いただけるようZoom録画も同時に行いました。

研修中に来客対応されたスタッフ様にも後からご覧いただけたようです。
録画しておいてよかったです(笑)

仕事の流れに沿ったフォルダ階層は効率化と情報共有につながる

その後、似た職種のスタッフ様同士で集まって頂き作戦会議。

ふせんを使って、各グループで今後のフォルダ階層の設計図をつくりこんで頂きました。

この作業をすると、仕事の流れを俯瞰しながら
デジタルに反映するための土台を作ることができます。

そのあと、全員で

ファイル名を統一させるファイル名、フォルダ名
ネーミング規則の細かいルール（半角？全角？使う名称？等）
データの選別分類・フォルダ階層や保存先を見直す頻度
担当者、実施時期

など細々とした内容を話し合って
仮決めして頂きました。

PCデータ整理はなぜ重要なのか

サーバーやクラウド内など
皆さまがデータを共有しながら作業を行う場合

事前にルールがない限り
「各自が・その日の気分で・なんとなく」
ファイル名を決め、なんとなくの場所に保存することになります。
だから、他人からどこにあるのかわからなくなり、探しまくることになる。

書類もお困り度が高いですが、
データは目に見えないため難易度がさらに高いです。

情報の属人化が起これば、担当者不在のたびに仕事が滞りますから
いざとなったら誰でも対応できるよう、データこそ標準化しておきたいところ。

時折こうやって話し合い、
皆が見つけやすいデータ配置を考えて頂くのがお勧めです。

研修後の喜びのお声

我流で時間を割くより、プロの人の知恵と手をお借りした方が効率的だと思って依頼しました。
ルール付けの基本がわかったこと、皆が真剣に取り組んでくれたことが良かったです。

フォルダの順番・番号の意味付け、とても参考になりました。

該当者全員で話しながら整理できたことが良かった。
ファイルの名前ルールなど、私もやってみたかったのですが、一歩踏み出せなかった所に、情報を頂いて早速やってみようと思います。
早速階層整理案が出来てきて、明日スタッフ全員で話し合いをしつつ、少しずつ出来る所から、フォルダーを整理し始めています。
私は何も指示しておりませんが他のスタッフが率先して行っており、主体的に進めてくれていることがまず嬉しいです。それも先生のお話のお陰だと思います。