時間・タスクを効率よく管理して仕事の生産性を高めたいなら外せない!オフィス整理・PCデータ整理が不可欠となる7つの理由

整理しようと思った目的をお客様や受講生に尋ねると「探し物(データ)の時間がもったいない」というご意見が非常に多いです。何となく困るなぁと感じている「探す時間」、じつはそれだけにとどまらず、思いがけない時間や労力のムダにつながっているのをご存知でしょうか?ここでは、環境未整備による時間面でのリスクと、整理で取り戻せる時間についてご紹介します。

整理後回しで生じる、これだけの時間のムダ

【リスク1】自分が探す時間、他人に探させる時間が生じる

自分自身が物やデータを探すのはイメージしやすいと思いますが、職場の場合、周囲の人も一目でわかるように保管・保存しておかないと、他人に探させる時間が発生してしまいます。実際、担当者不在時に必要な書類や物品やデータが見つからず残業をする羽目になったり担当者に電話をして「あれどこ?」と探しまくる・・・といった「属人化」のお困りは頻繁に耳にしますし、私自身も会社員時代にうんざりするほど巻き込まれました。

しかも早く環境を整えなければ探す時間が何度も発生してしまい、物量(データ量)が増えれば増えるほど探す範囲が広がり、見つかるまでの時間が長くなるのも悩ましいところです。

【リスク2】中断により、作業効率がグンと下がる

探し物の中には緊急度が高く、すぐに探さなくてはならない物やデータも少なからずあります。一刻も早く探し物を見つけるためには、本来進めるべき作業を一時止めなくてはなりませんが・・・集中して作業をやりきるのと、いったん中断してから作業を再開するのでは、同じ作業を終わらせるまでに2倍以上の差が出ることもあるそう。

「仕事を切り替えるために余分にかかる時間は、その仕事の複雑さによって変わるという。単純な仕事では25%かそれ以下の時間の増加で済むが、複雑な仕事では100%かそれ以上の増加となる。私たちは仕事の切り替えにそんな代償を払っているのだが、そのことに気づいている人たちはほとんどいない。」

『ワン・シング』ゲアリー・ケラー著p53より

【リスク3】トラブル対応に時間を取られる

本来すぐに処理が必要なはずなのに、誰の目にふれられずに放置され、それがトラブルに発展してしまうこともあります。無断欠勤した社員の机の中・机上の書類の山に埋もれた重要書類が未処理のまま残され、後からクレームに発展したり、所長が慌てて取引先に謝罪に赴いた・・・といったエピソードも伺いました。

また、Aさんが必要物品を既に買ったことを知らずに、Bさんが新たに同じ物品を二重発注、逆にBさんが使う予定だった物品をAさんが先に使ってしまった、などのミスが生じれば、社員間のもめごと・感情のもつれに発展するかもしれません。

【リスク4】本来不要なはずの作業をやる羽目になる

トラブル対応と同様、要処理なのに放置されて後で余計な作業に発展してしまうケースも起こり得ます。たとえば取引先やクレジットカード会社・役所等からの請求書が未処理で放置され、振込が遅れてペナルティを課されるなどが挙げられます。この場合はペナルティを解除するための電話メール手続、時には謝罪対応も必要となり、取引先との信頼にも影響する恐れもあります。

【リスク5】動線が悪いと作業効率が落ちる

・物の量が多すぎて、引き出しや棚の前に物を置かざるをえない

・物の量が多すぎて、数か所に分けて置くことになる

・データ量が多すぎて探しきれない、フォルダ階層が深い

などがこれに該当します。物やデータを取るまでに何回も時間がかかっている場合、1回1回は大したことが無いように思えても、累積するとかなりの時間のロスになっています。

引出前に物がある場合、5つのアクション
前に置いてある物をどける⇒引出し開く⇒目的物出す⇒引出し閉じる⇒物を戻す

なければ、3つのアクション
引出し開く⇒目的物出す⇒引出し閉じる

仮に段ボールがつんでいたりなどすれば、どかし・戻しで数分かかりますので、例えば
2分x勤務日数250日=500分(8.3時間)が無駄になります。

【リスク6】スタッフ教育の際、余計な時間と手間がかかる

教育の際、さまざまな資料をひっぱり出して解説することになります。日常業務でしたら資料をそろえやすいですが、月次・年次・数年に1度となると使用頻度が落ちるため、どこに何があるのかわからなければ、捜索しなくてはなりません。

一方で普段から使っているデータがわかりやすい状況で保存されていれば、「このフォルダ先に見ておいて」での一言で話が済むことも。再利用も簡単にでき、教育の準備や手間にも影響してくるといえるでしょう。

【リスク7】引継(事業承継)時、必要な情報が後任(後継者)に伝わらない

ある商工会議所の親しい職員さんから。「必要なデータは全てこのフォルダ内に入っているよ」で引き継いだ後任が、どうしても使いまわしたい元データを見つけることができず、周囲に聞いてもわからず、膨大な資料を長時間残業ですべて作成しなおす羽目になった、という話を伺いました。

また、別の老舗からは、先代の資料が広い部屋に大量・無造作に置かれていて部屋に踏み込める状況になく、先代がどのような仕事をし、どのお客様とどんな関係を築いていたか、もはや調べようがないとの声も伺ったことがあります。長年の事業で築き上げられてきた資産ノウハウや顧客情報が事業承継後に活かされずリセットされてしまうのは、非常にもったいないといえるでしょう。

整理が進めば、第3領域の時間⇒第2領域へ!

1.で掲げたリスクが整理で解消できれば、自ずと下記の成果につながります

整理による時間的効果

  • 探す時間、他人に探させる時間、「あれどこ?」という不毛なやりとりが減る
  • 作業の中断が減り、集中して短時間で作業を終わらせることができる
  • トラブル・ミス・クレームが減る
  • しかるべきタイミングで処理が済み、余計な作業が発生しない
  • 使う物やデータがサッと手に取れる
  • スタッフ教育の準備時間の削減
  • 後任への引継・事業継承時、スムーズに情報が伝わる

ということで、第3領域(緊急だけど、重要でない仕事)を未然に防ぐ効果が非常に大きいのです。今までのムダ時間と労力を第2領域(緊急でないけど、重要なこと)に回せると考えたら、ワクワクしませんか?

まとめ

時間不足を解消して生産的な時間を増やしたいなら整理は不可欠です。整理をしっかり行えば、探す時間・集中力散漫・トラブル&クレーム対応を予め回避できるメリットがあります。さらに、将来的に引継や教育をスムーズに行うことができれば、結果的に数名分もの時間の節約・生産性向上にもつながるでしょう。つい後回しにされてしまいがちなオフィス整理・データ整理ですが、一刻も早い取り組みをお勧めします。

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。

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