年度末は異動に伴って、業務引継ぎなども多数発生します。
確定申告や消費税申告の直後でもあり
4月から新人を迎える企業も多そう。
規模に関係なく、会社や事業にとっても
大きな区切りの１つといえるでしょう。
引継ぎや教育など、新年度をスムーズに開始したいなら
スペースが足りないとか
新旧混在のミスや混乱を防ぐためにも
ぜひ今のうちに済ませておいてほしい！
法定保存年限が決まっている書類やデータの場合
特に整理をお勧めしたいのは
年度で区切って管理している物品や情報です。
会計書類をはじめ、法定保存年限が決まっている書類やデータが
真っ先に該当しますね。
パンフ類とかノベルティグッズ
お仕事にもよりますが、官公庁や非営利系、学校関係などでは
年度を区切って管理している物品も少なくないのではと思います。
まずは主な書類の保管期限を決め、
期限切れを押し出してから
新しい書類を入れるスペースをつくります。
生産性の高いオフィスの書類整理の段取り。
フローが決まれば増えすぎない。
生産性の高いオフィスでは年度末にあわせ、
必ず書類やファイルの入替えをいっています。
こちらの記事もぜひご参考に。
生産性の高いオフィスが年度末に必ず実施！大量の書類整理のアイデア
はやくも新年度の助走の時期になりましたね。 このタイミング＝年度末にぜひオススメしたいのが「書類整理」。 確定申告の折っ…
確定申告は、書類整理に絶好のタイミング
確定申告時は、お金がらみの書類整理に絶好のタイミング。
確定申告の折には書類を見ながら作業しますよね！
投資信託の運用報告書・医療費の領収書など、
用が済んだものを何となく一斉に処分しているものです。
これは、領収書、給与明細、保険なども同じです。
法定保管期限切れのものを、
新しいものと入替えに順次押し出し
不要な書類やデータは処分しましょう。
ぜひ、お金系の重要書類だけでも見直してみましょう。
領収書の保管方法
領収書の管理方法ってよく聞かれますが・・・
使用済の封筒に
- 大きなもの（1年間）
- 小さなもの（4半期ごと）
を超おおざっぱに放り込んでいます。
「貼る」なんて面倒なことはしたくないし、
これで困ったことはナシ！
「イザというときにあればコト足りる」レベルですので、
とにかく整理に時間をかけない！をモットーとしたやり方です。
よろしければ、こちらの記事もご参考になさってください。
【目的別】記帳の段取りまで変わる？！領収書やレシート、会計書類を賢く保存するコツ
日々増えていく領収書をどう保管すればよいのかお困りではありませんか？確定申告を自分で行っている事業主ならもちろん、記帳の…
法定保存年限が決まっていない書類やデータについて
一方で、特に法的には定まっていないものの
確実に増えていく書類やデータについても暫定でも保存ルールを決めつつ、
この機会にまとめて見直せるとよいですね。
ボリュームにもよりますが、
- 会計書類系（見積書・請求書・領収書など）
- イベント関係の写真
- 総務系？
のデータは、ざっくり年度別フォルダも良さそう
どこから消去、どこからアーカイブ保存
などの区切りもつけやすく、管理しやすいです。
特にデータが多く、お困り度が高い
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データ探しの時間をなんとかしたい、
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と感じられている方にはお勧めです。
生産性の高い企業が、年度末に必ずやっている作業
生産性を意識している企業さんでは
見積書・受発注書類・請求書・申請書の類など
予めファイルやインデックスを準備し、
年度末に入替え作業をよくいっています。
こういった企業ではだいたい、
長期・短期・今年度と保管場所が決まっていていました。
フローが決まれば増えすぎない
生産性の高いオフィスでは年度末にあわせ
必ず書類やファイルの入替えをいっています。
私がいっとき勤めていた某ベビー用品メーカー大手では
年度末になると必ず新年度に向けて
準備が行われていたな・・・といつも思い出します。
3月の中旬から下旬になると、
先輩方はどこからか新しいファイルを大量に入手し、
新年度用の書類をすぐにおさめられるようファイルの背表紙にラベルを貼り、
書類をしきるインデックスにも細かくテプラでラベルを貼っていました。
そして、すぐに書類が見つかる企業さまでは
下の図のような書類整理のフローが出来上がっており
作業の段取りも決まっています。
書類整理のフロー
- 倉庫内から、期限切れの書類箱を押し出して処分し スペースをつくる
- 短期保管（手近なキャビネ内）の書類を選別。
残す書類だけを箱詰め・倉庫へ移して、不要なものは処分 - 仕掛中の書類を選別。残す書類だけをキャビネに移して、不要なものは処分
私も入社後4日目に、先輩から古い書類を探すよう指示を受けたのですが
単独で、たった5分足らずでサクッと見つけられた折には、
優れた仕組みづくりに驚いたものでした。
このように整理されていると
紙がやたら増えすぎずに探すエリアを限定できますし
後任・新人への業務引継ぎもグッと楽になりますよ。
ぜひお試しくださいね！
さいごに
こんなお困りをもつ経営者・事業主さんへ
- デスクトップがいつもごちゃごちゃ
- 最新ファイルがどれかわからない
- フォルダの場所に毎回迷う
- 整理したいけど、何から始めればいいかわからない
現在、リソース・ナビでは、
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今日もここまでお読みくださりありがとうございます。
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