生産性の高いオフィスが年度末に必ず実施!大量の書類整理のアイデア

休校など異例づくめの3月ですが、既に後半・・・!はやくも新年度の助走の時期になりましたね。
2020年は確定申告の期限も1か月延長されているので、私もちゃっかり延長の波に乗ってしまっていますが(汗)

 

このタイミング=年度末にぜひオススメしたいのが「書類整理」。

確定申告の折って書類を見ながら作業しますよね!
投資信託の運用報告書、保存期限の過ぎた領収書をはじめ、鮮度が落ちた使えない・見ていない情報(書類)など、
優先順位を入れ替えたり、用が済んだものを一斉に処分するのに適しています。

法定期限であっても、そうでない(マイ)ルールでもOKですが
まずは主な書類の保管期限を決め、期限切れを押し出してから 新しい書類を入れるスペースをつくります。

生産性の高いオフィスの書類整理の段取り。フローが決まれば増えすぎない

生産性の高いオフィスでは年度末にあわせ、必ず書類やファイルの入替えを行っています。

私がいっとき勤めていた某ベビー用品メーカー大手では
年度末になると必ず新年度に向けて、準備が行われていたな・・・といつも思いだします。

3月の中旬~下旬になると、先輩方はどこからか新しいファイルを大量に入手し、
新年度用の書類をすぐにおさめられるようファイルの背表紙にラベルを貼り、書類をしきるインデックスにも細かくテプラでラベルを貼っていました。

ファイルメーカーさんにもお話伺いましたが、手間を省くためになんと
ファイルボックスごと箱に詰めてしまうことにしている大手企業さんもあるんですって!!驚きました・・・
(備品代がちょっと勿体ない気もします)

 


そして、すぐに書類が見つかる企業さまでは、上記のような書類のフローが出来上がっており
作業の段取りも決まっています。


①倉庫内から、期限切れの書類箱を押し出して処分し スペースをつくる。
②短期保管(手近なキャビネ内)の書類を選別。残す書類だけを箱詰め・倉庫へ移して、不要なものは処分
③仕掛中の書類を選別。残す書類だけをキャビネに移して、不要なものは処分


私も入社後4日目に、先輩から古い書類を探すよう指示を受けたのですが
単独で、たった5分足らずでサクッと見つけられた折には、優れた仕組みづくりに驚いたものでした。

こうすぎると、紙がやたら増えすぎずに探すエリアを限定できますし
後任・新人への業務引継ぎもグッと楽になりますよ。ぜひお試しくださいね!

 

ここまでお読みくださりありがとうございます。


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