オフィスのデスク回り。作業効率を上げるための注意点と、お勧めの収納アイデア

オフィスのデスク回り、少しでも作業効率を上げたいと工夫するものの、いつの間にか書類や備品が散乱してお困りの方も少なくないのではないでしょうか?この記事では毎日の事務作業をスピードアップさせ、限られた成果を上げるためのデスクまわりの注意点と、お勧めのシンプル収納をご紹介しましょう。

オフィスの作業効率を上げるための注意点

なるべく「置かない」が基本

整理整頓や5Sを徹底している企業では「退社時に机上は真っ平(滑走路)にせよ」との職場ルールが設けられていることも少なくありません。ずっと机に物が積まれていたら上に積み重ねられた物だけが目につき、重要なものが後回しにされがちになります。「まっ平」ルールにより、定期的に書類が共有の場所、あるべき場所に戻されるので、探しもの撲滅・職場スッキリ効果も見込めるでしょう。

とはいえ・・・机まわりから物がなくなっても、行先に困って別のところに積んでしまうのではまるで意味がありません!まずは自分で定位置やルールを作って守ることが地味なようでいて肝心です。オフィスが2名以上なら、ルールの共有・全員が共有場所へ戻るように取り組むこと、わかりやすく戻しやすい定位置を設けること、時々見守り担当がチェックすることもネックになります。

デスクのすぐそばにゴミ箱を準備せよ

私自身が整理が苦手で興味なかったころ、ゴミ箱に処理済案件のメモを捨てるように心がけるようになって仕事のミスがぐんと減った経験をしました。そのためクライアントにはゴミ箱をデスクのすぐ横に置くことをお勧めしています。選別しようと思ったときにすぐできて、必要なものと不要なものが混ざらないようにする。座ったままで対処できるゴミ箱1つで面倒さ=行動へのブロックがぐんと減ります。

 

オフィスのデスク回り「引出し」収納。用途に向き不向きがある!

デスク上によくみられるのがトレー型や引出収納です。「未決」「既決」とか、「要対応」「保管」とか書かれたトレーが机に置かれているイメージはないでしょうか?

                (上段:トレー、下段:引出し↓↓↓)

「トレーって使い勝手どんな感じですか?」と尋ねられたり「ぜひ引出しを使って収納してほしい!」とリクエストされることも多いのですが・・・いずれも少しハードルが高く、使いこなせていない方も多々見受けられます。用途や向き不向きを選んで活用しましょう。

向いているアイテム:◎定型フォーマット(同じ用紙・未記入)◎文具1種類だけストックをまとめて

「入会申込書」「同意書」「アンケート用紙」など、未記入でクライアントに必ず渡す系の用紙の束なら、トレーや引出しでまとめているとわかりやすいです。また、整理をしているとペン・ふせん・ポケットティッシュなど同じような小物が多数出てくることもよくありますので、引出しに同種の文具をザクっとまとめて収納することもよくやります。

不向きなアイテム:×大量の書類 ×種類の混在

私自身も昔、ミニ引き出しを机上に置いていて痛感しましたが、日々の仕掛中(仕事で使っている)大量の書類・書類整理が苦手な方には向きません。とにかく書類は種類が多いため、とたんに分類が面倒くさくなって放置されがちになったり、引き出しに貼ってあるラベルとは異なる書類が紛れ込んで探す羽目になります。パンパンになると、引き出しが開かなくなってストレスになるかも。

トレーはもう少し上部にゆとりがありますが、書類が多すぎるとトレーからこぼれおちたり、横向きに積むため探しづらいというデメリットがあります。

とはいえ、使いこなせている方はそのままで問題ありません。どうもうまくいかないなぁと感じる方は、引き出しを上記の「定型フォーマットの書類」か「文具」用としてデスク上以外の場所に置き、仕掛書類は別の、ラクに出し入れできる方法にしていきましょう。

作業効率を高めるためのデスク回り収納アイデア

ペン立て

ペンも引き出し内にしまえればスッキリしますが、それすら面倒に感じる方はペン立てに「今使っている」文房具だけを入れるようにしましょう(私も面倒くさがり⇒ペン立て派です)。ボールペン・カラーペン・はさみ・カッター・・・在庫まで立ててしまうと探しにくくなるため厳選します。

だいぶ前に公開した動画がなぜか16000ビュー獲得↓↓ (今はファイルボックス変わってますが、このころのが使いやすかった)

さらに、立てて収納できないけれど、仕事で1日に何度も使う小物がもしあるなら、ペン立ての脇に小さな箱やトレーで場所を決めて入れておけばラクで見栄えも整います。スタンプや印鑑・クリップ等にお勧めです。

デスクトップ派には特にお勧め「机上ラック」

デスクトップでどうしてもキーボードが邪魔になる場合には、机上ラックを設置して書く作業のときには納める場所を作ってしまうのがお勧めです。以前私が務めていた会社で事務職全体に導入されたことがありますが、机の上ががら空きになり、さらに小さな文具入れまで置く場所ができました。下は机上ラックの一例ですが、上にデスクトップモニターものせられます。

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どちらも机の上を広々と確保して生産性を高めるためのアイデアです。定位置をきめる、まとめるだけでも探し物が回避できますので、ぜひご活用くださいね。

まとめ

探し物をなくし、生産性を高めるためには「机の上は何も置かない」が基本です。ただ、他の部分にそのまま置いてしまっては意味がないため、使いやすく戻しやすいかどうかが重要。トレーや引き出しが書類用に使いにくいなら見直しがお勧め。使っている物だけを厳選して、ペン立てなど机上の決まった場所に置きましょう。

 

ここまでお読みくださりありがとうございます。
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