1度決めたルールを守れない5つの理由

11月下旬は書類&PCデータ、双方の講座を無事に開催することができました。
特に10月・11月のPCデータ整理はいずれも満席となり、直前でお部屋を変更しました。ニーズ高いのでしょうか・・・

参加してくださった皆さま、ありがとうございました!

安定の撮り忘れ。写真は10/25開催分です↑↑

なぜ「ルール」「決まり」を守る必要があるのか

どの整理術の解説をするときにも

・選別の基準
・定位置
・見直し(メンテ)のタイミング

のルールを決めてみて!

 

とお伝えしています。

 

整理術に正解はないため、自由に決めて大丈夫ですが

ノールールでは都度迷って
各自がその場その場の感覚で行動してしまい、探せなくなりますので
結局はご自身のため、自社のためです。

 

そうしたら受講生から

「ルールを決めても守れず、忘れて、また適当になってしまう」

 

というコメントも頂きました。
・・めっちゃわかります!笑

「一度決めたルールを守れない」5つの理由

守れない要因。少なくとも、この5点があるように思います。

1.ルールそのものの存在を知らない

2.記憶だけで覚えておこうとする

3.そもそも守る機会が少ない

4.作ってみたものの、肚落ちしていない

5.ルールがご自身や現状に合っていない

順次、解説しますね。

1.ルールそのものの存在を知らない

特に2名以上で動く企業・団体やご家族の場合

ルールを設けるなら守るべき内容を伝えた上で

・どこに何があるのか(モノ)
・どのフォルダに、どう名前をつけて保存するのか(データ)

 

文字や図面に書く
一目でパッと見渡せるように置く
口頭で数回知らせる
ラベルはっとくなど

情報共有する必要があるでしょう。
守ってくれない!と相手に勝手に不満を感じていたら、単に相手が「知らなった」だけってこと、よくありますよ。

 

2.記憶だけで覚えようとする/3.そもそも守る機会が少ない

1のように、人に伝えたりする機会があれば覚えやすいですが、
伝える機会がないとか、自分の持ち物・PCデータってこうなりがちですよね。

機会が少なすぎるものは、困らないかもしれませんが
あれっ、これどうだったっけ?と1度でも思ったものに関してはやはり、テキスト(文字)化しておくほうが安心です。

4.肚落ちしていない

「一般的にそうだから」
「他人からそう言われたから」

といった理由で決めるルールやら目標って肚落ちできてないので、潜在意識下では守りたくないこともある。
結局、絵に描いた餅になってしまいます。

何度決めても守れないルールについては、
「そもそもそれをやりたいのか?」の原点にもどるのが好ましいとされます。

 

会社などの複数の人がいる場では、ルールを守ってもらうのってどうしても難易度上がります。
対集団の場合は、なぜそのルールが必要なのか
守るメリット・守らないデメリットが何なのかを何度も共有しておく必要があるでしょう。

大事なのは「仮決め」してみることで、しっくりこないと感じたら固執しすぎないのもコツです。
別のルールを試してみれば済むだけですので。

5.ルールがご自身や現状に合っていない

ルールがご自身にあっていない。実はかなりよく見られます。

ざっくり派なのに、どうせやるなら完璧に!と
全てのクリアファイルに対してテプラできちんとラベリングしようと思っていたら、なかなか行動に移れないじゃないですか。
今はその時間ないし・・・とか言って。

ルールが現状にあっていないケースもよくあります。

私たちの仕事もライフスタイルはもちろん、興味関心すら、数か月単位で移り変わりますから
当然、それに伴って使う物もデータも、それぞれに使える時間も使用頻度も変わるんですよね。
だから 定期的な見直しは不可欠です。

自分や自社のことって、自分が一番わかっていません。
ここが、プロ視点がいちばん活きるところだと思います。

まとめ

ルールを作ってみたのに守れない、には必ず原因があります。

よくあることなので、まずはそういうものだと思ってください(笑)
その上で、守れないのはなぜなのか?の原因を1つ1つひも解いていけば、改善の糸口が探しやすくなります。

 

ここまでお読みくださり、ありがとうございます。

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