データさえあれば、紙はいらない?

お悩みNo.1の書類整理。
一見 目の前の書類を選別すればいいじゃない?と思えますが

実は 紙とデータって連動しているので
パソコンで書類を作成するなら 一緒に考えていくのがオススメです。

 

なぜなら

オフィス整理(主に紙)をどう進めたいか
お客さまと相談していると

決まっていつも

「データ、どうなってます?」

って話になってくるから(^^;

 

紙とデータはセットで考えるべし

これは私もお客様とお話しているうちに気がつきました。

データさえあれば紙いらないし!

とか思いません?

私もそう思っていました。

 

 

でも、実はそうでもないらしい…

 

代表例の1つがお客様についての情報で

データはあるけどどれが新しいかわからない
それでは不安だし、まだ整理しきれてないから

「とりあえず」

今はお客さまカード(紙)もとっておこう

 

なんて話になるんです!

 

 

その結果

 

紙も減らない

データも減らない

 

どこまでが紙
どこまでがデータで
どれが最新か

わからなくなってきて

 

二重に保存、探す場所も2倍!!

 

デスクは紙でいっぱい、
パソコンの容量もいっぱいで重くなるわで

ものすごく効率も悪いんです。

 

この悪循環。どうにかしたいなら

「なんとなく」
「とりあえず」

をやめて、

 

紙とデータ両方について、あなた(会社)なりの決まりごとをつくる。

 

具体的には

どこまで何を紙でキープして
どこから何をデータ化して保存するのか

最新版を区別するためのネーミング

といったことを決めてその通り運用すれば
二度手間も防げて余分な紙を処分できます。

 

ムダに探し回ったり
データが見つからなくてイチから作り直さんと・・・(涙)

なんてこともなくなり もっと時間を有効に使えますよ。

 

そのために決めたほうがラクなこと
具体的な方法やおすすめルールについてはこちらで詳しく解説します。
「なんとなく」「とりあえず」から卒業しましょう!

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