PCデータを探さないために最も大事なこと

PCデータどう管理する?
このお困りは非常に多いようで、オンラインでもご紹介する機会が増えてきました。

いらないファイル・重複ファイル

先日の受講生からは
「実際にやってみました。早速フォルダを教わったように分けてみたのですが、
初めてきちんと整理をしたので いらないファイルや重複ファイルが山ほど見つかり、
今までこれでよく仕事していたなぁ~と驚きました」
といったご感想を頂きました。ありがとうございます!

本当にその通りですよね・・・
ふだん何となく使っているデータ。

モノでもそうなのですが、
実際にフォルダの中身をチェック、動かしてみるなど
データを実際目の当たりにして初めて気づくんです。どうして今まで放置してたんだろ?って。

仕事で使うデータとは?

実際、仕事でどのようなデータを使っているのか考えてみると

 

顧客リスト
有料コンテンツ
販促・企画書
クライアントとのやりとり
仕事の処理に必要なテンプレート書式

チームで共有したい情報
業務マニュアル

 

などなど・・・

まさに仕事の「資産」

データをどう置くか?を考えるのはそのまま
仕事の流れ=動線の見直し、仕事の棚卸を意味します。

 

PCデータを探さないために最も大事なこと

管理方法で特に大事な点を1つご紹介しますね。それは、

「保存・運用ルールをしっかり決めておく」

適当に感覚だけでフォルダやファイルの名前をつけて保存してしまうと
久しぶりのデータであるほど探し出せず、活用できません!

 

特にデータは目に見えないため、整理の難易度があがりますし
チームや組織で何らかのデータを共用したい場合は、データの有無がわからないと
Aさんが作ったデータを知らずに、またBさんが・・・といった時間・コスト・労力のムダも生じます。
予めチーム内でもルールを共有しておく必要があるでしょう。

たとえば、ネーミングでしたら
・フォルダに通し番号をつける
・ファイルに日付8桁をつける

たとえば見積書なら、後日検索することも考えて
・「YYMMNN_○○様_見積書」の順で名前を統一
(※「御見積」とか「お見積り」とかにしない)

 

紙かデータか、どちらの状態で情報を保存するか決めておくことも大切
・紙で半年→その後データで3年 4年目で消去

といった決め方もあるでしょう。


 

他にも決めるべきことはありますが、ノールールによる混乱、非常に多く見られます。
自分(自社)なりのルールをまずは仮決め!
その上で試しながら、あなたなりの最適を探してみてくださいね。

生産性upのために最低限決めておきたいルールやコツなどは
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