DropboxとEvernoteの特徴と区別、お勧めの使い方

クラウドストレージはどれがいい?とのご質問はよく頂きます。いろんなツールがあるものの、それぞれできることや特徴が違うので、使いわけには迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。ここではクラウドストレージの中でも、気軽に使えて特にご質問の多いDropbox(ドロップボックス)とEvernote(エバーノート)について、特徴や使い分け方の一例をご紹介します。

DropboxとEvernoteの特徴

Dropboxの強みは「一覧性」

 

イメージとしては「がらーんとした倉庫」。
その中に、1つ1つフォルダ(定位置)を置き、その中にデータ(ファイル)を置くといったイメージで使います。
なお、Dropboxの無料プランは2MBまでなので、ビジネス利用には有料プランが不可欠となるでしょう。

Evernoteの強みは「検索性」

 

イメージとしては「検索データベース」
「ノート」がいわゆるファイルの1つ1つ。それをまとめたものが「ノートブック」といった構成です。
たくさん情報を放り込んでおき、必要な折にキーワードを検索することで情報を取り出すことができます。たくさんのOCRデータ(文書スキャン)さえなければ、無料プランでもかなりの部分まで使うことができます。

DropboxとEvernoteの特徴比較

Dropbox Evernote
強み ・種々のビジネス文書や写真・素材・動画など、
形式問わずに保存でき、一覧しやすい
・大容量の保存可能
・サイズ大きめの文書、画像・動画も保存可能・選択型同期OK
・フォルダ階層を自由に設定できる
・選択型同期OK:容量の節約ができる
・サイズが重いファイルも含め、他者とのファイル共有が非常に簡単!
・スマホからOCRで文書を読み取りやすい
・スマホからの操作性が良い・お気入り記事を保存できるwebクリップ機能が秀逸!
・メール保存できる(有料プラン)
・書式を問わないメモ、捨てられない手書きメモや付箋の保存にすごく重宝する
・「タグ」で検索キーワードを設定できる
弱み ・検索性ではEvernoteに劣るため、ちょっとしたメモを探し出すのは厳しい

・OCRが付随しているわけではなく、書類の電子化には別にスキャナーが必要。

・webクリップやメールっぽい機能は今のところ見当たらない

・選択型同期NG:重くなる
・ビジネス用途では使いづらいとの声も実際に頂いた
・「ノートブック」「ノート」の2階層までしかなく、ビジネス用として使うには不足な一面も。
・ワード・エクセルといった、ビジネス定型文書によく使われるフォーマット管理がやり辛い(調査中)
・データを一覧しづらく、数が多くなると都度スクロール、検索が必要になる

なお、機能は随時アップデートされると予想されます。ご利用の際には事前に必ず各社ホームページをご確認ください。

DropboxとEvernoteを使う前に注意すべき点

それぞれの特徴を考えれば、必要に応じて使い分けるとより効果的でしょう。気をつけたいのが、特にevernoteは自由度が大きく、よく紹介されている「活用法」も千差万別という点です。しっくりくるこないも個人(組織)差があるため、自分(自社)にあわせてセレクト、基準を設けて運用していくのが求められます。

どのツールを選んでも良いのですが、感覚的に適当な場所・キーワードで保存するのが一番危険でデータが見つかりにくいため

●保存のルール(保存場所・ネーミング規則)を設ける
●ルールを忘れないよう文字にして残し、ルールに沿って運用する。
●複数名で共用する場合には、ルールを必ず共有して徹底する。
●同種の情報は極力一元化し、ツールの分散は極力控える

ことが最も重要なポイントといえるでしょう。

DropboxとEvernote 使いわけ方一例

Dropbox:ビジネス文書

●印刷される可能性がある書類・顧客とやりとりする書式
例:見積書・請求書・納品書といったexcelシート、クライアント向けに提出するpdf
例:提案書(Word)、プレゼン資料(パワーポイント、キーノート)

●写真、動画、HPやチラシに使うボタン・アイコン・イラスト素材など
●販促等、自社のチラシデータ

 

Evernote:ビジネスに直結しないアイデア、ちょっとしたメモ

個人的には、ちょっとした細切れ情報・間接的にビジネスにつながるようなアイデアのメモや
自分自身に対するアウトプットに使っています。一例としては

●捨てられないふせん・メモ、クライアントにお勧めとなるサービスのチラシ
●セミナー/サービスを受けての気づき、ビジネス日記(タスク管理)、ビジネスアイデア
●プライベートで毎年または頻繁に必要となる情報(年末調整・学校で毎年書かされる文書、プリント類)
●セミナーレジュメ、読書メモ(必要部をスキャン。便利です!)

●仕事の参考となるweb情報のクリップ(めちゃくちゃ便利です!)

「共有ボタン(□+↑が組み合わさったもの)」⇒ Evernoteのアイコンクリック ⇒ 保存場所指定
で、気になる記事を保存できる機能、知ったときには感動しました!

 

 

 


逆に・・・「自社で配布する多数のチラシデータ(主にワード文書)を以前Evernoteで管理してみたものの、非常に見つかりにくくてスタッフからは不評」とのお困りを聞かせて頂いたこともありました。
Evernoteは検索がベースとなり一覧性では一歩劣るため、ビジネス利用の場合はキーワードやタグ付けを統一するなどの徹底が必要になります。

クラウドストレージの使い方は千差万別、マイルールの意識を

先日、クラウドストレージに強い同業者、PreciousDaysの下村志保美さんと情報交換をしたのですが、Evernoteの使い方や基本思想(?)がかなり違うらしいことを知り、すごく驚きました。

使い方の一例としてご紹介いただいたのは

・取材、記事など原稿の下書き
・講座管理:申し込みフォーム
・メール定型文に

といった、ビジネスのパーツとして積極的に使われているというお話。Evernoteは検索機能に優れているのでなるほどなぁ~と思いました。特に定型文など気になるので試してみようかと考えています。
その他、この記事の上部にある特徴に関しても一部ご教示頂きました。ありがとうございます。

使い方も、どちらが正解で不正解、なんてものはありません。ただ、個人的に得手不得手、しっくりくるこないは当然あります。EvernoteもDropboxも、非常に自由度が高いです。逆に、ご自身でしっかりとルールを決めて運用いかないと探し出せなくなるだろうな・・・というのが、率直な感想です。

まとめ

DropboxもEvernote、いずれも代表的なクラウドストレージですが、それぞれ得意不得意が異なります。まずはツールの特徴を抑えたのち、DropboxとEvernote、それぞれどのような用途で使うのかを明確にして運用しましょう。同種のデータは1か所にまとめ、選別分類ののち、一元化していくのがお勧めです。

なお、まだ使い始めたばかりの記事はこちらです。併せてお読みください^^
⇒ クラウドサービス何使う?Dropbox vs Evernote

今日もここまでお読みくださり、ありがとうございます。

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