DropboxとEvernoteの特徴と区別、お勧めの使い方

クラウドストレージはどれがいい？とのご質問はよく頂きます。いろんなツールがあるものの、それぞれできることや特徴が違うので、使いわけには迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。ここではクラウドストレージの中でも、気軽に使えて特にご質問の多いDropbox（ドロップボックス）とEvernote（エバーノート）について、特徴や使い分け方の一例をご紹介します。

DropboxとEvernoteの特徴

Dropboxの強みは「一覧性」

イメージとしては「がらーんとした倉庫」。
その中に、１つ１つフォルダ（定位置）を置き、その中にデータ（ファイル）を置くといったイメージで使います。
なお、Dropboxの無料プランは２MBまでなので、ビジネス利用には有料プランが不可欠となるでしょう。

Evernoteの強みは「検索性」

イメージとしては「検索データベース」
「ノート」がいわゆるファイルの１つ１つ。それをまとめたものが「ノートブック」といった構成です。
たくさん情報を放り込んでおき、必要な折にキーワードを検索することで情報を取り出すことができます。たくさんのOCRデータ（文書スキャン）さえなければ、無料プランでもかなりの部分まで使うことができます。

DropboxとEvernoteの特徴比較

	Dropbox	Evernote
強み	・種々のビジネス文書や写真・素材・動画など、 形式問わずに保存でき、一覧しやすい ・大容量の保存可能 ・サイズ大きめの文書、画像・動画も保存可能・選択型同期OK ・フォルダ階層を自由に設定できる ・選択型同期OK：容量の節約ができる ・サイズが重いファイルも含め、他者とのファイル共有が非常に簡単！	・スマホからOCRで文書を読み取りやすい ・スマホからの操作性が良い・お気入り記事を保存できるwebクリップ機能が秀逸！ ・メール保存できる（有料プラン） ・書式を問わないメモ、捨てられない手書きメモや付箋の保存にすごく重宝する ・「タグ」で検索キーワードを設定できる
弱み	・検索性ではEvernoteに劣るため、ちょっとしたメモを探し出すのは厳しい ・OCRが付随しているわけではなく、書類の電子化には別にスキャナーが必要。 ・webクリップやメールっぽい機能は今のところ見当たらない	・選択型同期NG：重くなる ・ビジネス用途では使いづらいとの声も実際に頂いた ・「ノートブック」「ノート」の2階層までしかなく、ビジネス用として使うには不足な一面も。 ・ワード・エクセルといった、ビジネス定型文書によく使われるフォーマット管理がやり辛い（調査中） ・データを一覧しづらく、数が多くなると都度スクロール、検索が必要になる

なお、機能は随時アップデートされると予想されます。ご利用の際には事前に必ず各社ホームページをご確認ください。

DropboxとEvernoteを使う前に注意すべき点

それぞれの特徴を考えれば、必要に応じて使い分けるとより効果的でしょう。気をつけたいのが、特にevernoteは自由度が大きく、よく紹介されている「活用法」も千差万別という点です。しっくりくるこないも個人（組織）差があるため、自分（自社）にあわせてセレクト、基準を設けて運用していくのが求められます。

どのツールを選んでも良いのですが、感覚的に適当な場所・キーワードで保存するのが一番危険でデータが見つかりにくいため

●保存のルール（保存場所・ネーミング規則）を設ける
●ルールを忘れないよう文字にして残し、ルールに沿って運用する。
●複数名で共用する場合には、ルールを必ず共有して徹底する。
●同種の情報は極力一元化し、ツールの分散は極力控える

ことが最も重要なポイントといえるでしょう。

DropboxとEvernote　使いわけ方一例

Dropbox：ビジネス文書

Evernote：ビジネスに直結しないアイデア、ちょっとしたメモ

個人的には、ちょっとした細切れ情報・間接的にビジネスにつながるようなアイデアのメモや
自分自身に対するアウトプットに使っています。一例としては

「共有ボタン（□＋↑が組み合わさったもの）」⇒　Evernoteのアイコンクリック　⇒　保存場所指定
で、気になる記事を保存できる機能、知ったときには感動しました！

　

---

逆に・・・「自社で配布する多数のチラシデータ（主にワード文書）を以前Evernoteで管理してみたものの、非常に見つかりにくくてスタッフからは不評」とのお困りを聞かせて頂いたこともありました。
Evernoteは検索がベースとなり一覧性では一歩劣るため、ビジネス利用の場合はキーワードやタグ付けを統一するなどの徹底が必要になります。

クラウドストレージの使い方は千差万別、マイルールの意識を

先日、クラウドストレージに強い同業者、PreciousDaysの下村志保美さんと情報交換をしたのですが、Evernoteの使い方や基本思想（？）がかなり違うらしいことを知り、すごく驚きました。

使い方の一例としてご紹介いただいたのは

といった、ビジネスのパーツとして積極的に使われているというお話。Evernoteは検索機能に優れているのでなるほどなぁ~と思いました。特に定型文など気になるので試してみようかと考えています。
その他、この記事の上部にある特徴に関しても一部ご教示頂きました。ありがとうございます。

使い方も、どちらが正解で不正解、なんてものはありません。ただ、個人的に得手不得手、しっくりくるこないは当然あります。EvernoteもDropboxも、非常に自由度が高いです。逆に、ご自身でしっかりとルールを決めて運用いかないと探し出せなくなるだろうな・・・というのが、率直な感想です。

まとめ

DropboxもEvernote、いずれも代表的なクラウドストレージですが、それぞれ得意不得意が異なります。まずはツールの特徴を抑えたのち、DropboxとEvernote、それぞれどのような用途で使うのかを明確にして運用しましょう。同種のデータは1か所にまとめ、選別分類ののち、一元化していくのがお勧めです。

なお、まだ使い始めたばかりの記事はこちらです。併せてお読みください＾＾
⇒　クラウドサービス何使う？Dropbox vs Evernote

今日もここまでお読みくださり、ありがとうございます。