テレワークを阻む壁を乗り越えろ!中小企業・小規模事業主のトライアル導入に便利なツール7選

新型コロナ対策として、今まさに中小企業・小規模事業主にとっても極力「テレワーク(在宅ワーク・リモートワーク)が求められています。とはいえ前例がないから・・・、制度がないからという理由でスルーしていませんか?

新型コロナウィルス後にもオンライン化の波は止まることはありません。人材確保のため、有能な人材の離職防止のためにも、在宅ワークの制度導入はいずれ必須となるでしょう。
まずは会社や従業員を守るため、完全な形でなくてもトライアル導入を検討してはいかがでしょうか?

ここでは、テレワークが小規模事業主向けにも必要になる理由と、低コストで取り急ぎ使えるツールをご紹介します。

テレワークが遅かれ早かれ必要になる理由

テレワーク(在宅ワーク・リモートワーク)は導入の壁も厚いですが、非常事態を脱してもいずれ必要となり、対応しきれていない事業所は人材確保に遅れを取るでしょう。理由としては下記が挙げられます。

感染症&災害対策として。会社も従業員もリスクが回避でき、安全に守ることができる

従業員を適切に守れる会社であれば、従業員の会社に対する貢献意欲も高まり、パフォーマンス向上や離職防止にもつながります。危機管理がしっかりできている企業は外部からもわかるため、信用度も高まるでしょう。逆に・・・従業員にリスクを負わせながらの不要不急な出勤が度重なれば、会社への不信感が高まるきっかけにもつながりかねません。万一が生じた際の対応にも負荷がかかりますし、風評被害も気になるところです。

有能な人材から選ばれる理由にも。有能な人材の不本意な離職もへらせる

有能な人材こそ、本来あるべき職場環境や仕事に対する目的意識を重視します。同時に職場の非効率な部分も見えてくるので、意味のない時間の浪費を嫌います。特にICTスキルに長けている方、仕事にPC作業が占める割合が多い方、独立して仕事を遂行できる方(エンジニア・デザイナー等)ほど通勤時間を削減したいと考えています。有能な人材は、時間や場所にとらわれない働き方ができるか否かもチェックする傾向が強いです。

また、引越・介護・配偶者の転勤・育児等の理由で一定期間フルタイム勤務が難しくなる従業員に対しても、やむを得ない離職を引き留めやすくなります。採用・教育のコストを考えればなおのこと、テレワーク導入は選択肢の1つに含めたいものです。

いずれ経費削減につながる(ペーパーレス・フリーアドレス化)

テレワークを促進するためには使用頻度の高い書類を優先的に電子化することが不可欠です。そうすることで、自宅やオフィス外からも情報共有しながら、PC1台でオフィスと変わらず作業ができるようになります。

電子化が進めば紙そのものだけではなく、紙を納めるシェルフやファイリンググッズ・各種文房具も不要に。さらに、全員が常時オフィスにいる必要がなくなれば、フリーアドレス化(座席自由化)によって机やイスの大物が削減でき、業務に必要となるスペース=賃料まで減らせる可能性も生まれます。


一方で、テレワークの本格導入のためには、制度の改革・システム導入・組織内での雰囲気づくりなど課題も大きく、従業員への教育も必要不可欠です。トライアル導入の上、走りながら制度を整えるというやり方もあります。

テレワーク向けのセキュリティやシステムはどうする?

一番ネックとなるのが、会社そして顧客情報などセキュリティに関すること、そして組織への浸透方法と思われますが

「東京テレワーク推進センター」が詳しい

東京テレワーク推進センターのホームページで、詳しい情報や必要手順をチェックすることができます。当方も無料オンラインセミナーを受講してみましたが、有益な情報が多く非常にお勧めです(画像クリックで飛べます)

実践的な情報を得たいなら「エンパワードジャパン」

こちらは教わったサイトですが、働き方改革やテレワーク啓蒙のための情報が見られます。
自治体・企業・教育現場にテレワークを導入する際に配慮したいことをはじめ、過去の動画セミナーまでアップされていますので、事例などを通じてテレワーク導入の課題と対策にご利用いただけそうです。

テレワークシステムに対応?

今、在宅ワークのシステムは急速に伸びてきているジャンルと思われます。
当方がご縁を頂いた会社で、システムについて詳しい相談ができそうな優良企業様は下記。

⇒ 株式会社フーバーブレイン様(東京都千代田区)
⇒ 株式会社アストン様(埼玉県さいたま市)

テレワークのトライアル導入!小規模事業主でも取り急ぎ使えそうなツール7選

当方でも情報を集めておりましたが、小規模事業主でも気軽に試すことができるクラウド型ツールが増えてきました。30日無料・価格を抑えて提供されているサービスもあります。この機会にトライアル導入してみるのはいかがでしょうか。 ※随時更新します

Dropbox、Dropbox paper

クラウド型ストレージサービスとしてDropboxは代表的な選択肢の1つです。有料版が断然お勧めですが、ビジネス版を導入している企業も多くあります。汎用性の高いストレージスペースでセキュリティ対策もされているので、小規模事業主が優先順位の高い書類だけでも退避させ、一時的に活用することも可能と思われます。

さらに、Dropbox Paperは無料アカウントでも使用できる議事録ツールです(認知度はこれからだそう)。画像・動画などもブログ感覚で挿入できて非常に便利、タスクやコメントもメンバー間で随時チェックできます。Dropbox社内ではリアルでの打ち合わせを減らし主にpaper上で行っているとのお話も伺いました。当方も、長期にわたる現場作業記録をメンバーとpaperで共有していますが、かなり便利です。

グルージェント(セキュリティログインシステム)

共同作業をする際、フリーランス向けに導入を検討できそうと考えておりました。メンバー1人に対していくらといった課金条件で安価でシステムログイン用のパスワードが設定できますので、少人数の事業主様にお勧めです。某大手企業様のブースに出展されていました。

Adobe sign(電子署名)

指定したアドレス向けに承認を促すメールを送るなど、「承認」「契約」といった手続きまで網羅することができるシステム。上司のハンコのために出社を余儀なくされるということも減りそうです。

Chatwork,Slack(ビジネス版のLINE:一部無料)

LINEのビジネス版チャットツールがChatwork。重めのファイルの共有も楽々で、必要な担当者を「TO」で指名してメッセージを送信したりLINE感覚でやりとりできます。メールを送りあうより気軽でレスポンスが速く、履歴も追いやすいのも魅力。グループチャット14個以上で有料アップグレードを要する点には注意が必要です。

 

IT企業やエンジニアが好んで使うチャットツールがSlack。他アプリとの連携がしやすい点で評価が高く(調査中)、使い勝手はほぼChatworkと同じです。

Zoom(ビデオ会議システム:一部無料)

今非常に注目されているビデオ管理ツール。操作が簡単で動作も軽く、ミーティングを招待する側がアカウントを取得さえすれば、参加者側はアカウント不要で接続できる点も人気のひとつです。無料アカウントであっても1:1のオンライン面談は時間制限なしに利用できますし、3人以上の打ち合わせでも40分毎に全員が再接続することで使用可能。オンラインミーティング・オンラインセミナーが非常に簡単に安価で実現できる一方、セキュリティ上の課題も指摘されており、今後の動向が注目されます。

Office365、Teams(ビデオ会議システム&文書連携)

Office365はマイクロソフト、有料のサブスクリプションサービスですが、文書の同時編集や他アプリ(ソフト)の連携など注目の機能も多く、今後が期待されます。その中のグループミーティングツールのTeamsは、Zoomに代わるツールとして(セキュリティ上では特に代替として)注目されますが、zoom慣れしてしまうと招待・操作方法が若干難しいと感じるかもしれません。グリーンバック要らずでバーチャル背景が使えるのも魅力です(アプリ版のみ)

Kintone(クラウドサイン付)

日報や各種申請、在庫管理など、自社にあったパーツを組み合わせてフォームのカスタマイズが感覚的にできるクラウド型システム。多数の企業が導入されていますが、1人1500円/月、最低5アカウント~の手軽さが何とも魅力。ペーパーレス・業務の棚卸にも一役買う点は間違いありません。30日間の無料トライアルもあります。Kintoneには、電子署名のクラウドサインの機能が入っていると紹介されていました。ハンコレスも期待できます。

まとめ

テレワークの導入は確かに課題も多いですが、人材確保のためには遅かれ早かれ必要になります。無料または低価格で試すことができるツールも出てきているので、この機会にトライアル導入を検討されてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化の手順や、導入する際、コミュニケーション上でで気を付けたいことは別記事で触れます。
ここまでお読みくださりありがとうございます。

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