ペーパーレス化の壁:電子署名(契約)や脱ハンコ!小規模事業主の進め方とツール5選

新内閣でデジタル化を重要施策としているためか、「電子署名」「ペーパーレス」「脱ハンコ」が注目されています。先日は官公庁や学校に印鑑をやめるように指示を出したと報じられました。電子署名はペーパーレス化やテレワークの最後の要とされますが、小規模事業主でも進められるものでしょうか?取引先から「電子契約で」と言われたら?この記事では電子署名のメリットと留意点、電子契約のイメージ、段取りについてご紹介します。

参考:東京テレワーク推進センター 10/6オンライン電子契約セミナー
もし再開催の機会があればぜひ参加されると良いと思います。貴重な情報をありがとうございました。電子認証はまだまだ情報が少ないため、随時加筆します。

今こそ電子化のチャンス!電子化のメリット

契約書類や金融機関・官公庁での印鑑がペーパーレス化の最後の砦となることはご存知の方も多いことでしょう。コロナ禍で一時的にテレワークが推進されていた折にも、経理職の方は出社を余儀なくされるなどして問題視されました。

一方で、デジタル化が注目されている今こそ、電子認証を推進するチャンスといえます。実現できれば印鑑に伴う書類のやりとりが少なくなり、テレワークも推進しやすくなります。電子認証のメリットとして下記が挙げられます。

 

◎社内外の承認プロセスの大幅なスピードアップ
◎郵送費の削減
◎大量書類を保管しつづけるための倉庫代・スペースの削減
◎紙代・印紙代の削減
◎処理に伴う人件費などの経費削減

 

 

■電子認証(契約)が特に有効な業種、導入の進め方

基本どのような書類でも扱えるそうですが、主にお勧めなのは

従業員が多い企業

従業員・契約書のやりとりが少ない場合、月額システム利用料が割にあわないケースもあり導入を見送った企業さんもいらっしゃいました。自社での契約書量を確認して判断されると良いでしょう。

契約書類が多い業種(不動産業などが紹介されていた)

契約書類が多そうな士業・人材紹介・人材派遣系にも活用しやすそうです。

【導入準備の進め方】まずは社内文書のハンコの要否を分けること。

社内回覧文書など、無理に電子化・ハンコが必要ない書類もあるためです。決裁者の確認も併せて行うと効率的です。テレワーク導入でも書類そのものの要否・電子化の要否の判断が必要となりますが、電子認証でも同じですね。

電子認証は官公庁、契約書、総務人事経理系(銀行)がネックとなる。

やりやすいよう、社内の書類・従業員や外注との契約書あたりから始めるのが無難。一気にすべて移行しようとするのでなく無難なところから試しに始めてみると良いでしょう。実際、全契約書の電子化はできていない企業が大部分とのことです。一方で官公庁ではデジタル化が進むと予想されるため、多数の官公庁書類を扱う業種(士業など?)にとっては、今後の動きを注視したいところです。

電子認証サービス

ご自身の目的やご予算にあったところをお選びください。画像クリックで詳細がご覧いただけます

クラウドサイン

電子認証といえば、真っ先に候補に上がるクラウドサイン。KintoneやSalesforce等、他ツールとの連携に優れています。

ニンジャサイン

リーズナブルさで急速に利用者数が広がっている様子。全体的にユーザー目線でわかりやすいです。無料お試し期間があります。

Adobe Acrobat (Adobe sign含)

pdfで知られているAdobeですが、1か月1580円(年契約必要)を使うとアドビサインが使えて署名のやり取りができるようです。その他、pdfに署名など手書きデータを付して保存できる機能もできそう・・・書類を印刷→手書きサイン→pdf化してまた保存 が煩雑で困るといったお声が非常に多いため、今後も注視していきたいです。

Dropboxにも?!

いつの間にかDropboxでもHellosignという署名サービスが始まっていて驚きました。月3通までなら署名のやりとりも月額内で対応できるそうなので、Dropbox利用中で契約書数が少なければ試してみるのも手?有料プランの方なら使えそうです。

GMO電子印鑑Agree

セミナー内で紹介されていた電子認証サービス。法的効力・確実性をウリにしたサービスのようです。

電子認証サービスを使う注意点は?

まずはお試し期間など使って使い勝手を試してみると良いでしょう。セミナーでお伺いした限りでは、各社で開発思想がまるで異なるため、電子認証会社A社で作成したデータをB社に乗り換えというのは非常に厳しいとの話でした。

その他、事前に確認したい条件として挙げられていたのは

 

・取引先の部分までサポートしてくれるか
・契約書の保存期間
・過去の契約書まで保存できるかどうか
・サポート期間

 

取引先のITリテラシーも契約に影響しますので、ここはよく考えて選びたいですね。

 

偶然ニンジャサイン経由で契約書のやりとりをしました。

受領側はこりゃ~楽でいい!と思いました。こちらでは何もしなかった・・・
送られたメールをクリックすると、こんな感じの画面が表示され


「印鑑」欄に自分の名前を入れて、「受領・署名する」ボタンを押すだけ。


ボタン押下と同時に、再度「契約が成立しました!」といったメールが届きました。
この会社さんはニンジャサイン経由で、たくさんの講師と業務委託契約のやりとりしておられる様子でした。
どこの電子認証(サービス)から契約書が届いたか、できる折にはリサーチをしていますが、今のところニンジャサイン優位の印象を受けます。安価・手軽さが魅力のようですね。

まとめ

電子署名はペーパーレス化やテレワークの最後の要とされます。小規模事業主では扱う契約書の量に応じて社内導入の可否やサービスを選択すると良いでしょう。ペーパーレス化できる文書の種類が増えれば不必要な出社もなくなり、従業員の安全確保や経費削減にもつながります。もし電子署名(契約)を導入されるなら、印鑑が必要な文書数・必要な要件を見極め、社内用の書類など小さく試せる一歩から試していきましょう。

 

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。

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