究極の時短=情報共有のための環境づくりで、他人に動いてもらえるコツ

究極の時短とは「他人に任せること」

そのためには、こちらが期待する状態や仕事に要する情報が相手にしっかりと伝わる
つまり「情報共有」が不可欠になります。

 

ということで前回は
情報共有のための【言葉の定義】をこちらの記事で解説しました

今日は時短=情報共有のための【環境づくり】を取り上げますね^^

「見ればわかる」環境ができていれば、他人が自ら動いてくれる

情報共有は口頭だけではなく

「見ればわかる」状態にする

「掲示」しておく

のも非常に効果的です。

 

施設やお店のゴミ箱に

「もえるゴミ」
「もえないゴミ」
「プラスチック」

と表示されていたら、ああ種類別に放り込むのね、とわかりますよね。

 

 

あんなイメージで、他人にお願いしたいことを貼って、見せるようにしておきましょう。

オフィスでもご家庭でもすぐに使える代表格は「ラベリング」です。
下記は保育園の事例ですが、入れるべきものが写真で容器に掲示されたもの。1歳児でも戻す作業ができていました。

貼っておけば、どこに何が入っているか、どこに何を戻せばよいかが一目瞭然!

 

文字を追うのが得意なタイプ、苦手なタイプ両方いらっしゃいますので(苦手だと情報が伝わりにくい)
「ビジュアル情報(写真・イラスト・色)」と「文字」、両方の情報を掲示できれば理想的です。

ラベリングが面倒という、私のようなめんどくさがりやは
半透明や透明の容器で中が見えるようにしておくか、せめてフタや扉を外して
何が入っているかがすぐにわかるようにしておく。

「あれどこ?」と他人に呼ばれることも減らせます。

扉なしのオープン棚に同種の在庫を集め、ラベルを貼っておくだけでも効果が高い↑↑
カラボの真ん中~右:ふせんの数、ウェットティッシュ系や掃除用具の在庫も一目瞭然です

「掲示」の威力

また、リクエストそのものをテープで貼って掲示したり、置き場所を「区画線」で表示しておけば
見た人が勝手にそこに戻してくれたり、勝手に動いてくれたりなんて効果も期待できます。

線1本で、なんとなく揃えたくなる心理を活用した事例↓↓

 

やってほしいことを直接書いて指示出ししている事例(素材提供:西川明美さん ありがとうございます!)

以前サポートした美容室の店長さんは、スタッフに口頭で細かな指示出しすると揉(も)めそうなので
施術中、スタッフに留意してほしいことを全てテープで貼って指示しよう!と仰っていましたが
これも非常に効果が高いと思いました。

 

ぜひ、ラベリング・掲示・区画線を駆使して他人に動いてもらえる工夫をはじめましょう!
今日もここまでお読みくださりありがとうございます。

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