法律で決まっていないものは自社(自分)で決めるほかない!のですが 

ではどう決めていけばよいか?という「捨てどき」の決めかたのご質問、実は少なくありません。
正解はないのですが、あなたの判断材料となりそうなアイデアをご紹介しますね。

1.古い情報 

情報は古いと判明した時点で捨てるのがお勧め:トラブルのもとになる。 

→ 3年前の名刺データに基づいてDMを送ったら、4分の1くらいが返送されてきた 

→ うっかりレジュメを古いもので持参してしまい、説明の折にまごついた 

→ 用済みの電話メモをそのまま残し、まだ未処理と思い再度客先に電話してしまった 

上は私自身の失敗談ですが、情報が古いことにより費用のムダ・パフォーマンス低下が発生しました。
自分だけで完結すればまだ良いですが、複数人数が関わるとちょっと揉めそうですね。 

不要な動画・写真は即選別推奨(容量・メモリなど食う)

動画や写真はついたくさん撮影・録画しがちですが、いらない・ダブりは極力消去しておきましょう!
サーバーやPC内のメモリがあっという間になくなります。
現像(印刷)した写真は選別も難易度が高くなります。

下記は、処分検討となりうる属性の一例です。

もう差し変わっていると思われるもの 

客先や行政・所属団体などから入手した記入フォームなど。
数年経過しているものは新たにもらいなおしたほうが無難です。 

担当者・持ち主不明の持ち物、情報 

以前の担当者が残していったマニュアルや冊子などが代表例。
誰が判断するべきかわからず、あとになって誰かが必要とするかも・・・と念のために代々残した結果、内容そのものが古くなりすぎて現状にあわなくなっている、場所ふさぎになっていることもよくあります。 

担当者不明の場合は在職年数が長めの管理職・リーダー・先輩などに内容を見てもらい、使用の有無を判断してもらいましょう。また企業では主に総務部から「持ち主不明の物は給湯室の○○にまとめてありますので心当たりのある方は引き取って(申し出て)ください。〇月〇日まで残っているものは処分します」という案内も多く見かけます。

保存するほどの価値を感じられない資料 

例えば、販促の参考資料・数年前のセミナーレジュメ・旅行先で何となくもらった施設案内・メモが書いてあるけれどその内容が読み取れないセミナーレジュメなど。興味がなくなったビジネスや資格や趣味などに関する資料、前職で使っていた資料も同様で、今後も見返す可能性は低いです。 

データが残っている書類 

保存ルールにもよりますが、全く同一であればデータで残すことをお勧めします。スペースの節約になり検索で見つけやすくなります。両方残っていると新旧・正誤の判断に困ることも。 

その他、見直し推奨となる書類やデータの種類も挙げます。

3年以上前のICT情報・金融系・時事・技術系情報 

数年前にもらったPCパンフや、数年前のICT系(技術系・タブレット・スマホ・アプリなど)情報・・・数年たつと情報がアップデートされています。金融情報や時事関係の情報も劣化がはやく、注意が必要です。

配布しようと準備して、余った資料やチラシ 

再利用しようとキープしがちですが…(自戒含む)端が折れたりよれたり、ちょっと黄ばんだり、結局修正したくなったりで案外、保存していても使う可能性は低いといえます。
配布用なのに破れたり折れたりした封筒・パンフ・資料類も同様です。 

期限切れの通販雑誌・カタログ・商品情報・クーポン 

申込日・開催日が過ぎたイベントチラシ・DM 

すでに捨てた家電の取説

整理してみると、こういった期限切れの紙類は案外多く出てきます。
自身や知人が掲載されているなどの「実績記録」「思い出」などは扱いが別になりますが、それ以外の保存の理由が特にないものは見直しましょう。 

2.迷うもの 

法で定められているものは、法に従って保管 

会計書類の7年間保存などがその良い例です。
あとは業種ごとに異なりますが、カルテなども法定で保存年限が決まっています。
この場合は法で決められた通りに保管し、期限切れから押し出す形式が好ましいでしょう。
そのためしっかりと保存用のスペースを確保する必要があります。 

カタログ・配布資料などの書類・データ 

最新版だけで事足りるか、旧版も残す必要があるかの判断をしましょう。 

  • 最新版:改訂されたら古いものは即ステ:他社カタログ・会社案内・商品案内など 
  • 旧版も残す場合:下へ

念のためにとっておきたい書類・データの決めかた 

ルールがなければ1人1人が各自のマイルールで管理することになるため、互いに探すムダが生じやすくいつまでも増え続けます。保存すべき情報が決まっていない場合には話しあって決定・言語化・共有しましょう。   

  • 残す書類・残すデータの種類(名称) 
  • 残す書類は定位置・収納方法・ラベリング。保管スペースはあるか? 
  • 残すデータは保存先フォルダ・ネーミング規則を決定 
  • 残す書類・データごとに保存期間を仮決め・運用・微調整 
  • 管理の主担当者が決まればなお良い 

捨てて困った情報・捨てても困らなかった情報・時たま見ている情報は? 

チームで共有してルールに反映しよう 

捨てたら困りそう・・・と当然不安になるのも無理はない一方で、保存していても見つけられなければ意味がありません。数が多すぎると探す(検索)にも時間がかかりますので同部署の他のメンバーと意見交換しながら決めていくのも良いでしょう。 

例えば数年前の顧客情報やメール、旧バージョンの資料などは年に数回でも見る機会はありますか?
同僚はどう対処していますか? 

下記は山口の一例ですが 

  例)講座用パワポは4-5年前が活きることがあるため、過去物でも5年はキープ 

  例)顧客関係は3年以上前・失注案件を「過去フォルダ」へ。
    見なければ4年で消去(再度顧客から連絡があったとしても、1からヒアリングになるため) 

捨てたら必要になるのが怖い方へ 

スペースがあってわかりやすく保存できるのなら、迷う期間を設けるのも手です。 

保存か否かを迷う場合は1か所にまとめて判断期間を決め、外装に判断期限日を明記しておきます。
設定期間は自由ですが、半年後や1、2年後が一般的。
記載された判断日までに1度も開けていないならば今後も見る・利用する可能性は低いでしょう。
ちなみにアメリカのナムレコという機関が、今使用・作成している書類が再度使われる可能性を調べたデータがよく紹介されていますが 

今作成・使用中の書類が、再び使われる可能性は?

1年後に再利用されるのは、全体の1%」 

半年後に再利用されるのは、全体の10%」 

念のためにキープしておいても案外使わないということがよくわかる統計といえそうです。 

まとめ 

書類やデータの捨てどきは判断が難しく勇気が必要ですが、情報は日々溜まり、多すぎると手がつけられなくなります。探しやすく検索しやすい状態を保つためには「捨てどき」の基準を設けて試しながら、微調整を重ねていきましょう。
トラブルのもとになりやすい古い情報から始められるとスムーズです。 

今日もここまでお読みくださりありがとうございます

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