【Q&A】「書類やデータを捨てるタイミングがわかりません」

講座で実際に頂いたご質問です。どう対処されていますか?

捨てるべきタイミング、とても悩ましいですよね~
処分・消去したらどうなる?という不安もありますから、敢えて考えたことない!という場合が殆どではないでしょうか?
でも場所は有限。作業に十分なスペースがないと作業効率も下がりますし、書類やデータが増えすぎては探し当てるまでに時間がかかりますので、見直しは不可欠といえるでしょう。

当事者でないと捨てどきは判断できない

当事者でないと捨てどきは判断できない

ということを作業現場ではすごく感じますね・・・

「賞味期限ぎれ食品」1つとっても

・1日でも過ぎたら処分
・〇日過ぎるくらいなら気にしない
・見た目や匂いがふだん通りならOK

と、人によって許容できる範囲が全く異なるので
「どのくらいまでOKですか?」とクライアントに必ず尋ねています。

書類については以前、カルテ置き場に困っていると伺ったことがあり法定保存年限を調べてみたら「5年」。
意外に短くて驚きました。

でも一方で、医療訴訟など何かあったら怖いので、カルテは永年保存と決めている医院さんも少なくないと伺います。

保存年限が決まっていないなら、自分(社内)で決める

ビジネスでは例えば、経理関係7年とか法律で明確に決まっている書類については
まずは保存する場所を確保して法律通りに置いておき、それ以外は原則、処分のサイクルを作ればよいだけですが

仕事でもプライベートでも、保存年限の定めそのものがない書類やデータが殆どです。
なので、捨てるべき(見直し)タイミングや保存基準は・・・

自分・社内でルールを決めるしかない!!」

これに尽きます。

書類やデータが膨大になると、1枚1枚(1個1個)選別するのも骨がおれますし、迷って手が止まります。
さらに人によって、または同じ人でも選別のタイミングによってすら!判断にばらつきが出ることも少なくありません。

なので、職場の主な書類・データに関しては予め保存期限と保存場所を決めておきましょう
捨てるのが苦手!という方にとっては、迷わず進めやすくなる効果もありますよ。

【これだけは!】職場で決めておきたい書類・データの規則

①保存年限
②保存場所(データの場合は保存先のフォルダ)
③保存ルール(書類はファイリング製品・タイトルつけかた・シール位置など;データは細かなネーミング規則)
④見直し頻度
⑤作業担当者(会社の場合)

これを、よく使う書類やデータの種類ごとにざっくり仮決めをして、しばらく試せばよいのです。
そして作業は個人にゆだねるだけではなく、全員一斉に行うタイミングを設ける。
基準もきっかけもなければ、ずるずると手元に残ってしまうでしょう。

下記はよく話題にのぼる書類の一例です。保存期限があるか、保存のルールは決まっているか、ぜひチェックなさってくださいね。

  • 見積書・請求書・領収書
  • 顧客別資料
  • 年賀状
  • 取引先から頂いた名刺
  • 社内の各種申請書類(有給休暇等)・回覧書類
  • 自分や社員が受講した研修のレジュメ
  • 会報誌・業界新聞・定期購読のビジネス雑誌

それでも「捨てるのが苦手」なら、どんな状態を実現したいのか考えて

ただ、そもそも 捨てるの苦手な方も多いかなと思うんですよね~
捨てるって

「いつか使うかも」
「そのうち」
「ひょっとして」
「誰かが使ってくれるかも」

といった可能性を断つこと。
どうしたって迷いますし、損したくない気持ちもあるし、うっかり買った自分・もらった相手に対しても罪悪感も伴います。
どんどん後回しになるのが自然でしょう。

なので、できるならまずは捨てる捨てない以前に
あなたが実現したい状態や目的・・・なぜ整理を必要と感じているか、深堀りして考えてみましょう。

よく寄せられる整理の狙い・意外な効果

  • 探す時間やストレスを減らして自由時間を増やしたい
  • 混乱している現状にカタをつけて、心おきなく新しいことを始めたい
  • スタッフが心地よく働ける環境を整えて、スタッフの離職率を下げたい
  • 仕事効率を上げてもっと早く帰りたい
  • 新しい○○を置くスペースをつくりたい
  • 面接して新人を雇いたい。面接で見栄え良く整える必要もあるし、新人用のスペースも必要
  • 空間を整えたり、対応スピードを上げることを通じて顧客満足度を上げたい

目的がしっかり肚落ち・共有できれば、何を優先的に残して何を手放せばよいのか見えやすくなりますよ。

私自身もとは全く捨てられない女で、もらったものはすべてキープしていました。
トイレに立てないほどの多忙な職場に勤めていた時期、全ての電話メモを残しておいたら、ミスが続出!

どれが用済みで、どれが未処理か、区別がつきにくくなっておりましたので
もうミスはイヤ!と思い切って用済みメモを捨てはじめたら、ミスはピタっと収まり仕事がスムーズに流れるようになりました。

「ひょっとして余計なものはない方が良い?」と、手放す抵抗感が和らいだ瞬間でした。

まとめ

一般的には
「○○年見ない書類は捨てましょう」
「今作っている書類が1年後に使われる確率はたった1%」
などと言われますが、最終的には書類やデータの保存期限は当事者しか判断できないのです。

捨てどきに困る書類・データがあるなら、いつまで保存するのか、すぐに判断できないならいつ判断するのか
仮でもいいので決めましょう!!

会社やご家族の場合、個人任せにすると混乱しやすいので、予めルールを共有しておくと選別が苦手な方でも対処しやすくなります。それでも捨てられない場合には、残すものの優先順位を明確にするために、「あなたの実現したい状態や目的」頭の整理にまずは取り組んでみてくださいね。

今日もここまでお読みくださり、ありがとうございます。

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