整理は仲間のため、自分のため、そしてお客様のためでもある。

先日、PCデータ整理講座を珍しく日曜日に開催しました。
お休みの中ご参加くださった受講生の皆さま、ありがとうございました！

で、今回いちばん多かったご感想は

「整理は他人のためでもある、というのが響いた」

というものでした。

未整理は、他人の時間や労力まで奪う

これはデータだけではなく、オフィスでも、ご自宅にもいえることですが

整理できていないということは自分が探し回るだけではなく
他人の時間や労力まで奪います。

 

オフィスでありがちなトラブルは、
担当不在、作成者不在で、お客様から急ぎの問い合わせがあった場合です。

代理で対応する方がどこに何があるかを把握しきれていないと
その人が探し回ったり手がかりを聞きまわる羽目になるんですよね・・・

時に残業してまでも（涙）

 

 

事例としてよくご紹介しているのが
親しくしている地元の商工会議所のスタッフさんから伺った事例です。

 

前任者から引継ぎの際

「必要なデータはすべてこのフォルダの中に入っているから」

と言われたそうですが

ある日、数十ページのボリュームのファイルの一部を修正する必要に迫られ
（商工会議所のですから）

引継フォルダ内にはどうしても見つからず、
部署内で聞きまわっても見つけられず

大幅残業して泣く泣く打ち直したんだそう・・・（気の毒）

未整理は「残業」「人件費」に直結する

これって、スタッフにとっては「残業」
経営者にとっては残業にかかる「人件費」になりますから
見つからないって双方にとってマイナスになります。

そして、こんなことが繰り返し起これば、従業員の満足度も下がります。
優秀な人材ほど、会社の非効率を意識していますから
会社や部署への不満がたまります。ひょっとしたら、離職率にまで響くかもしれません。

 

従業員の生産性を最大限に高めるためのオフィス環境構築は、経営側の責任といえるでしょう。

土台やルールが整えば、整理そのものってルール通りに、
いつも決まった場所に戻すといった、とてもシンプルで地味～な作業にすぎません。

しかしつい、やらないまま放置してしまうと
思いがけないタイミングで、思いがけないトラブルに襲われるのです。

整理は自分のためならず。

結局のところ整理って自分が探さないだけでなく、仲間に探させないため。

そして、探さずに浮いた時間や労力やコストで、仕事の価値をもっと高めて
よりお客様に貢献するためでもある。

意識にとどめておいて頂ければと思います。
ここまでお読みくださりありがとうございます。