オフィスでのパンフレット収納：紙は用途で適切な置き方が変わる

こんにちは。オフィス環境最適化パートナーの山口香央里です。
仕事でどんどん増えてきてしまいがちな書類は種類も数もどんどん増えるため、整理術でもお悩みNo.1とされるアイテムです。
書類をスマートに管理するにはどうすればよいのでしょうか。この記事ではオフィス用の書類の中でも、パンフレットに注力してご紹介します。

オフィスで使う書類はふつう、縦置き収納を推奨される

通常は、書類でお勧めするのが「立てて収納」する方法です。

なぜなら、横に積まれてしまうと、積んだ人以外は（積んだ人でも？）どんな書類なのかがパッとわからず
情報共有できずに非効率だからです。下になればなるほど取り出しにくく

「緊急」は目についても、「重要」が埋もれる。

なので、書類は原則、縦置きが基本とされます。
すんなりシュッと1回で取り出すことができて機能的に使えるため、ほとんどのプロがファイルボックスへ入れる手法を好み、クライアントへお勧めしている印象があります。

ただ、お客様にお渡しする資料は横置きが望ましくもある。

一方で…ビジネスでは、紙の横置きニーズも実は少なくありません（＾＾；
特にお客様にお渡しする会社案内、商品やサービス紹介など、たわませたくないパンフレット類。

少量だったり、大量のチラシの束の封を切ってうっかり放置してしまうと、たわむこともあり得ます。
オフィスでのパンフレットに関しては、まずは場所を確保。量に応じて収納を検討していきましょう。

１．少量のパンフレットなら、一体型トレーを活用

少量でしたらトレーを使う方法もあります。
100均でもこういった製品はありますが、枚数が多くなると底がたわむので、しっかりめな一体型を選ぶのがお勧め。

こちらはクライアントにご提案し、喜んで頂いた商品です。（写真上の２つ）
⇒　デスクトレー　DT-0W（カインズホーム）　

２．大量のA4パンフレットに対しては、箱の開口部を横に向けて

パンフレットが多めの場合は、横幅にあわせた箱を準備し、開口部を横に向ける方法もあります。
この写真は、ある行政機関で扱いに困っていたパンフレットの収納で
段ボールを入れるものの幅にあわせて切り貼り加工しました。積んだ状態で機能的に収納ができた一例です。

パンフの段を少しだけ上から見た構図。右側下段、少量パンフの工夫は要注目です。
段ボールで箱より少し大きな仕切板を作ってパンフ名を大きく明記。やむをえず重ねても見つけやすくなりました。

段ボールならではの工夫として、下記のようにV字カットを入れて取り出しやすくする手もあります。箱からパンフ類を出したい、でも中身が少量になると、指がひっかかってパンフがくしゃっとなるのよね・・・なんてことも防ぐことができますよ。

３．三つ折りパンフレットは、ファイルボックスを使うのも手

三つ折りのパンフレットが大量にあるんですけど・・・！！
と、クリニックののスタッフさんたちから相談をうけ悩んでいましたが

試行錯誤中に思いついたのが、ファイルボックスを縦において横に積む置き方！

上からサッと取り出せるよう、敢えてフルオープンの商品を選びました。
カインズホームのファイルボックス（ワイド）を利用。これかなり丈夫で、多用途に使いまわしできる商品です。

こちらは22年末のパンフ設置事例です。
種類が増えてきたため、先方と相談して空きスペースにあったファイルボックスを横に配置。100均仕切りを追加し、残量が見やく縦積みができるようにしました。

耐久性よりも省スペース・見えることを優先したやり方です。※収納ではメリットデメリットが相反することも多く、お客様の優先順位に応じてお勧めの方法を変えています。

A4パンフは多少ならたわんで良いと伺い、種類ごとにマチつきの個別フォルダーに収めました。「スタッフも喜んでいます！」と嬉しい言葉も頂きました。ご利用ありがとうございました！

まとめ

書類は通常縦置きがお勧め。ただし、たわませたくないパンフレット類に関しては横に置かざるを得ない場合もあります。
量が少なければトレー、収納グッズに手間をかけたくなければ段ボールで工夫する手もあります。ここでご紹介するのは一例ですので、用途や予算・使い勝手も考慮しながら、ご自身やチームにとってやりやすく、適切な手段を選んでいきましょう。

ここまでお読みくださり、ありがとうございます！

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