書類もPCデータも、一緒にまとめて年末大掃除がお勧めです

多くのオフィスで年末大掃除のタイミングがありますが
PCデータ整理も実は、年末大掃除のタイミングで取り組まれると効果的!

といったお話です。

PCデータも書類と一緒に、定期的に大掃除(メンテナンス)がお勧め

オフィスのお困りNo.1がまさしく書類ですが
今やオフィスでの書類は、データを印刷したものも非常に多いです。


データと紙 双方について着手できれば

 

・保存対象:文書の種類ごとに紙で保存するか、データで保存するかの区別をする
・要不要の判断
・保存期間:書類として保存する期間・データとして保存する期間
・保存場所:書類なら定位置・データなら保存先のフォルダ
・保存方法:書類ならファイリング方法

 

をまとめて考え、作業することができるので
一気にカタがつき、やる気も生産性も上がりやすくなりますよ。

たとえば、見積書・請求書など。
紙もデータも手元に残りがちな書類の例としては

・紙で保存 1年
→ ファイリングまたは収納方法・場所を決める
→ 紙で残さないと決めてもよい

・データで保存 2-3年
→ 保存先フォルダを決める

それより古いものは消去

 

などと決めて、その通りに動かしましょう。

メモがたくさん書き込まれてない限りは
紙とデータを共存させないのが 新旧混乱しなくなり、お勧めです。

 

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