書類もPCデータも、一緒にまとめて年末大掃除がお勧めです
多くのオフィスで年末大掃除のタイミングがありますが
PCデータ整理も実は、年末大掃除のタイミングで取り組まれると効果的！
といったお話です。
PCデータも書類と一緒に、定期的に大掃除（メンテナンス）がお勧め
オフィスのお困りNo.1がまさしく書類ですが
今やオフィスでの書類は、データを印刷したものも非常に多いです。
データと紙 双方について着手できれば
・保存対象：文書の種類ごとに紙で保存するか、データで保存するかの区別をする
・要不要の判断
・保存期間：書類として保存する期間・データとして保存する期間
・保存場所：書類なら定位置・データなら保存先のフォルダ
・保存方法：書類ならファイリング方法
をまとめて考え、作業することができるので
一気にカタがつき、やる気も生産性も上がりやすくなりますよ。
たとえば、見積書・請求書など。
紙もデータも手元に残りがちな書類の例としては
・紙で保存 1年
→ ファイリングまたは収納方法・場所を決める
→ 紙で残さないと決めてもよい
・データで保存 2-3年
→ 保存先フォルダを決める
それより古いものは消去
などと決めて、その通りに動かしましょう。
メモがたくさん書き込まれてない限りは
紙とデータを共存させないのが 新旧混乱しなくなり、お勧めです。
今日もお読みくださりありがとうございます。
