【お客様の声】松島行政書士事務所 松島様(埼玉県・志木市)

【士業】松島行政書士事務所 松島様(埼玉県・志木市)

3か月間の継続サポート(自力で作業プラン)により、オフィス全体の業務効率化作業を行いました。

非常に広範囲だったにもかかわらず、一歩一歩着実に作業を進められた松島様。その結果、ムダな動きがなくなり、短時間にムダなくお仕事をしたり、新しい業務へ一歩踏み出す土台が整いました。

【オフィス 書庫】
私物ぎっしりで、保管書類や書籍が入れられないことがお悩みでした。プライベートを感じさせる持ち物はオフィスから出し、本や長期保管書類等、使用頻度低のものを退避できるスペースを確保。気を散らす要素がへり、仕事に集中できる環境になりました。まだ入れるものが少ないため、敢えて収納用品は入れずに柔軟に対応できる形にしています。

作業前(オフィス書庫)
作業後(オフィス書庫)

書庫整理にともない、布団等を退避させる納戸の整理もご自身で進めていただきました。
棚板を動かしデスク上には仕掛中書類。作業中の動作が少なくなるよう仕分けと移動を行いました。

作業前(机)
作業後(机)

見た目あまり変わりませんでしたが、引出内の文具類もチェック。
長年探していたものがふと出てきて「探してたんだ、お前~!」といったものが見つかったり、マーカーやボールペン等が次々出てきて、「どうしてこんなにあるんだろう?!」といった気づきもあったとのこと。
当面買い足すことなく、無駄なく使っていただけそうです。

作業前(棚)
作業後(棚)

ジャンルがバラバラだったものを大分類別にまとめて頂き、探す時間もエリアも限定されました。
代表の松島様からサービスを利用した感想を伺いました。

なぜ整理の依頼をしようと思いましたか?

オフィスなのかプライベートなのかわからないような状態なので、きちんとオフィスはオフィス、というようにしたいなと思っていました。書類整理とかも悩ましく「なんとなく」やっていて、書類の場所がわからなくなったり、探すのに時間かかっていました。作業するのにも効率的に流れが・・・たとえばパソコンを見ながら、振り返って来客用テーブルで作業をするなどムダな動きが多く、あれっ?!と不思議になることも。もともと整理整頓、片づけが苦手なので、何か自分が思っているのと違う、人からのアドバイスがあるとちょっと違うのかもとうっすら感じていました。

ご依頼になるときに気になったことは。躊躇はどう乗り越えましたか。

最初は人の手を借りなくても、自分自身でできるかなって気持ちがありました。結局は自分で自分の使い勝手のよいようにするんだから、と。

でも結局この仕事を始めてから整理整頓がうまくできないのって変わらないし、自分だけの考えではアイデアが限られますよね。そして他人の目が入ると「では今度いつしますか?」となるので(笑)、やらなくちゃって。そうしないといつまでも片づかないかなと思って(申し込みました)。

実際に依頼されていかがでしたか?

例えば書類を入れるということにしても、ほんのちょっとしたことで使い勝手が変わることに気づきました。たとえば今あるクリアファイル ビニールファイルの中に入れるのが合うものがあるし、ボックスをつかったほうがいいものもある。文書の種類による使い分けが違いますし、使い勝手も変わりました。

ファイルもそうですが、モノの置く位置によって作業の流れが変わりますね。例えば作業中パソコン見ながらくるっと椅子を回して(来客テーブルに向かって)いましたが、デスクにスペースができたところで一括作業が可能になり、来客のたびに物を移動させることもなくなりました。今やっている仕事は今手にとれる場所にある。調べもののときには立つ。よく使うものとそうではないものの切り分け、使用頻度による区別が明確になりました。

ムダなものが多かったです…ムダなものも結構あったし、ないと思ったものがたくさんあった。今まではいろんなところに散っていたけれど、整理してまとめると備品とかもこんなにあったじゃない、と驚きます。

以前はモノを探す時間がありましたが、作業後は落ち着いて仕事ができるようになりました。またプライベートのものがいろいろあると気が散るなどありましたので、余計なものがなくなると作業しやすいんだなと実感。仕事時間も短縮され、ムダな時間がへりました。今は早く仕事を切り上げたり、新しい業務関連の勉強に時間を使っています。

今回の整理術のサービス以外でよかったこと

片づけって単なる物を片づけるって思いましたが、そこにいきつくための気持ちがすごく大事なのかなって思いました。たとえばなぜモノがふえちゃうんだろうって。だからそういう気持ち的なものってすごく影響するんですね。そして単なる物を片づける、じゃなくてその人の考え方そのものの反映であるという点に気づけました。

その人の考え方、気持ちを探っていって、どういう手法が合うだろうというところまで、考えてもらえたのがすごくよかったです。ちょっと質問してもすぐに答えてくれました。

片づけってセミナーでこうしましょうね、って言われてみただけでは「そんなもんか」で終わってしまう。その後でお話をして、そういった中でちょっとやってみようかなと思いました。家の中の収納の話も聞いていただきましたが、とりあえずオフィスだけでも片づけられるんだったら、片付けちゃおうと思いました。今回オフィスの整理もやりましたが、その応用ということで家の中もリビング等もやっていけたらなと思います。トータルで役に立ったと思います。

テレビとかでよく収納の番組を見たりもするのですが、こういうのムリ!と思ったのは「物を全部出しましょう!」その日にその場で分別まですると、確かに一度スッキリするかもしれません。でも私には多少熟慮期間が必要だなと思いますし、一度に時間がかかりすぎ、そして判断がつきにくくて後で後悔しそうです。ほんとにすごい物があふれていて一気にやらなきゃ!ならそれもアリかと思いますが、ちょっと極端に感じます。

その点今回はその時々で少しずつ、例えばボックスファイルにまとめる、何をどうまとめるとか。自力でやっているように見えて、実はそうでもありませんでした。そんなちょっとしたアドバイスがよかったと思います。

本サービスを他の方に勧めるとすれば?

「片づけって自分でいつかやろうと思ってもなかなかいつかはこないし、自分だけで考えていると新しい発想もできないから、一度他人の手を借りて、ちょっと相談するだけでもしてみたらいいんじゃないの?」とお勧めしますね。


貴重なお声をありがとうございました。アドバイスをそのまま実践いただく素直さ、ご自身の行動力こそが生んだ成果だと思います。引き続きサポートさせて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします!

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