採用・信用・人材定着:整理後回しによる想定外のリスク

こんにちは。仕事効率化サポーターの山口香央里です。

お客様や受講生の現状を改善したい!
そのためのとっかかりを見つけるべく、お困りを詳しく伺いますが
中にはこちらの予想を超えるエピソードにビックリすることもあります。

あなたのオフィスでは、こういったお悩みはありませんか?
※ご紹介のため、抽象度を上げております。

1.面接に人を呼べない。人手を確保できない

オフィス・作業場が汚すぎて、面接に人を呼べない
人がくれば片づけも指示できそうだが、面接に呼べないから人手も確保できず片づかないといったスパイラル。

バイトで一時的に人を入れたいと考えても、バイト用のデスクや作業スペースがない
見られたらマズイ書類が埋もれている可能性もあるので、人手が欲しいが怖くもある。


2.見込み客を逃した

ある士業オフィスで。
机の上に書類が無造作に積まれる中、個別相談のお客様をオフィス内へ通したところ
「私の個人情報もあの山に埋もれるのかしら…」とお客様は不安に。
相談もそこそこにそのオフィスを後にし、別の士業(=当方の受講生)に相談した。

だからあわてて書類整理セミナーへ来ました!と伺い驚きました。

個人情報の取り扱いをどれだけ深刻にとらえるかは個人差が大きい部分でもあります。
外に出すぎると、漏えいのリスクもありますよね…。

3.取引先への未払・不利益

無断欠勤が続き、そのまま新人が退職。
私物の机の中は開けづらかったが、やむを得ずチェックしたら大量の書類の山。
その中から既に処理がすんでなくてはならない
取引先スタッフ賃金に関する書類が未処理で出てきた

所長は「あんのクソガキ!!」と叫びながらあわてて取引先に謝罪へ赴いた。

※3年前の発注書が山から発掘された…等もあります。

4.同僚とのトラブル

書類の山は何となく気になるが、さらに雪崩!隣の座席へ崩れ落ちる。
整理ができている側はストレスとなり、隣同士の関係性は必ずしも良いとは言えない。

適当に備品や在庫を置いてしまった結果、別のスタッフが見つけられずに
二重発注、仕事のミスや二度手間などが生じて 互いに気まずい空気になることも。

 

5.パート社員に仕事が振れない

超多忙で書類を抱え込んでしまっている正社員がいて、他人がうかつに書類を触れない

さらにどういった業務が滞っているかも把握できないため
余力があるパート社員が手伝ってあげたくても、何をどう手伝えば良いかがわからない。
仕事がたくさんあるはずなのに、なぜかパートが手持ちぶさたになりがち。

 

6.事業承継に影響が出ている

(30年以上の老舗)先代から代々伝えられた過去のお客様や取引先に関する情報、仕事に関する情報がどこにあるかわからず、
広い範囲に書類や道具などが置かれ、自分でも現状を把握しきれていない。

さらに自分自身も整理が苦手で資料もグチャグチャ。どこに何があるかわからずいつも何かを探している。
なので、後継ぎに仕事を伝えたくても伝えられず、事業承継にも影響が出ている。

 


 

「重要」「緊急」に追いやられ、いちばん後回しになってしまいがちな整理。
でも放置しすぎると深刻になりそう、とう片鱗(へんりん)が見て取れます。

逆に、時間を確保して仕組みを整えられれば

・人手も確保しやすく
・顧客・関係者に良い印象を与えやすく

・業務分担がしやすく
・仕事のミス・トラブルも減らせて
・引継ぎもしやすい

といったことも期待できるのです。それも一気に!^^

なのでこのGWなど、オフィスやデスク回りの整理に取り組んでみませんか?
暑すぎず、寒すぎないこの時期は、絶好のタイミングでもありますよ。

 

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