書類の賞味期限

賞味期限って食品のことじゃ?!

という印象があるかもしれませんが
実は書類にも賞味期限があるとされます。

書類の賞味期限は?

書類における賞味期限の定義、おおざっぱにいえば

「使えない」状態。

 

うまい例が思いつきませんが、先日のオフィス整理の作業では

「最新!!iPadの活用がオフィスの業務を変える」

という何年も前の雑誌記事が発掘されて、 こりゃ~危ない、と思いました(^^;

そのまま古い情報を残してしまうと
古い情報をベースに作業や準備をしてしまうなどといった
時間やお金のムダ、混乱が生じることがありますので

 

紙(情報)にも鮮度があるという事実、つまり、書類の賞味期限を意識しましょう!

賞味期限切れの書類の例

書類に関しては

・期限切れクーポン
・過ぎてしまったイベントのチラシ
・用済みのメモ

・数年前の投資・資格取得情報
・〇年前のニュース

・古い地図、ガイドブック
・古い名簿、連絡先、名刺 ※重要!!

などが賞味期限切れの一例ですね~

私自身、賞味期限切れの名刺で大失敗をしたことがありますので・・・
詳細はこちらの動画をご覧ください。↓↓

文書の利用度、半年度・1年後で何パーセント?

仕事などで書類を作成する場合

半年後に使われる書類の割合は全体の10%
1年後は、全体のたった1%だそう。
(小野裕子さん「ファイリングの基本&超整理がイチから身につく本」で紹介されたアメリカ記録管理協議会の統計)

 

つまり、紙をキープしておいてもほとんど使われることはない。
ということを物語る数字です。

さすがに、書類を1%だけ残してあとは全捨て、というのは現実的ではありませんが
そのくらい使われない、というデータを知っておくと、業務効率化のために、判断が変わってくるかもしれませんね。

ここまでお読み下さりありがとうございます。

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