書類の賞味期限

賞味期限って食品のことじゃ？！

という印象があるかもしれませんが
実は書類にも賞味期限があるとされます。

書類の賞味期限は？

書類における賞味期限の定義、おおざっぱにいえば

「使えない」状態。

 

うまい例が思いつきませんが、先日のオフィス整理の作業では

「最新！！iPadの活用がオフィスの業務を変える」

という何年も前の雑誌記事が発掘されて、 こりゃ～危ない、と思いました（＾＾；

そのまま古い情報を残してしまうと
古い情報をベースに作業や準備をしてしまうなどといった
時間やお金のムダ、混乱が生じることがありますので

 

紙（情報）にも鮮度があるという事実、つまり、書類の賞味期限を意識しましょう！

賞味期限切れの書類の例

書類に関しては

・期限切れクーポン
・過ぎてしまったイベントのチラシ
・用済みのメモ

・数年前の投資・資格取得情報
・〇年前のニュース

・古い地図、ガイドブック
・古い名簿、連絡先、名刺　※重要！！

などが賞味期限切れの一例ですね～

私自身、賞味期限切れの名刺で大失敗をしたことがありますので・・・
詳細はこちらの動画をご覧ください。↓↓

文書の利用度、半年度・1年後で何パーセント？

仕事などで書類を作成する場合

半年後に使われる書類の割合は全体の10%。
1年後は、全体のたった1%だそう。
（小野裕子さん「ファイリングの基本＆超整理がイチから身につく本」で紹介されたアメリカ記録管理協議会の統計）

 

つまり、紙をキープしておいてもほとんど使われることはない。
ということを物語る数字です。

さすがに、書類を１％だけ残してあとは全捨て、というのは現実的ではありませんが
そのくらい使われない、というデータを知っておくと、業務効率化のために、判断が変わってくるかもしれませんね。

ここまでお読み下さりありがとうございます。