一度作り上げたオフィス環境の「維持」と「定期メンテナンス」が最重要なわけ。

講座ではどうしてもさらっと触れる程度になってしまいますが
実は超!重要なのが、いちど作り上げたオフィス環境・管理ルールの「定期メンテナンス」です。
以前いちど、決めてみていい感じだった定位置や5Sのルールなどが
今はなんとなくしっくりこない、機能していないんだけど・・・とストレスを感じる瞬間はありませんか?

 


 

ちょっと前にホームページ業者さんから
「3年経てばホームページもリニューアルしたくなりますもんね」
と言われてハッとなりました。

場合によってはかなりの投資が必要なホームページですら、たったの3年!
その間、世の中の流行り、企業の事業内容・ミッションなどもじわじわ変化するということですよね・・・

身の回りの仕事環境や自宅・取り組んでいること、私たちのライフやワークこそ目まぐるしく変わっていくのでなおさら。
実際今年は、コロナ禍で我々の価値観・環境・人間関係が激変しました。コロナ禍がなければ、ここまでオンライン系の優先順位が上がったり、テレワーク・副業/複業が注目されることもなかったことでしょう・・・

 

仕事1つとっても、始まる仕事があれば、終わる仕事もあります。
おのおののタスクの重要度、備品の使用頻度
チームの構成員(よく相談する人)、時間の使いかたや好み、全部変わりますから

それに適した備品やデータの定位置も当然、変わります。
一度仕組みを作ったらおしまい!ということはない。
心得ておく必要がありますね。

 

人が増えれば当然、新人のデスクやチェアや備品も増え、確保すべきスペースも広がります。
レイアウト変更や、改めての要否見直しが好ましい場合もよくあります。

プライベートでは、同居家族の増減・変化、ライフステージにあわせて物が増えたりマイブームが変わったりなど
さらに変化が激しいのでなおさらです!

最重要なのは「維持」

整理術で最重要なのは「維持」とされます。
モノならとにかく、使ったら元に戻す!
データなら、ルール通りに処理する。が、いわゆる「維持」で、最優先。

なぜなら、プロが仕組みを作ったところで、維持は「その場にいる人たちだけの手で」「毎日続ける」必要があるから。
維持ができているかどうかで 探し物/探しデータの頻度や、部屋(PC・サーバー内)の快適性がまったく変わります。

業務終了前の10分などと、業務時間内のやりやすいタイミングに決めて 取り組んでみてください。

定位置やルールは、現状にあわせて柔軟に変えていく

ただ、かつての定位置や保存ルールがしっくりこなくなった・・・?と感じられる場合や
散らかっている物品、ルール通りに処理できていないトラブルが増えてきた場合には
周囲と相談しながらマイナーチェンジし、使い勝手を試してみましょう。たとえば物の場合なら

 

●よく使うようになったものを、手前・取りやすい高さに動かす

●あまり使わなくなったものを処分して場所を空ける。または、まとめて奥へしまう

●出し入れにストレスを感じたり、よく散らかっているようなら、収納方法を少し変える。たとえば
・引き出し→ ふた無しのカゴ
・扉付の棚の中→ 吊り下げる   ※引出・扉付・フタつきは戻す難易度が上がるため

 

などが挙げられます。
しっくりこなければ戻せばよいだけの話ですので(笑)気軽に試してみてくださいね。
ルールは絶対的に守らなくてはならないものではなく、あなたが・皆が動きやすくするためのものです。
現状にあわせて変えていく、という柔軟性をもたせられると良いですね。

 

メンテナンスの有無は、あなたの探す時間や労力にも関わります。定期的にとりくみましょう!
どう仕組みを見直したらよいのかわからない、という場合にはお気軽にお声がけください。
今日もここまでお読みくださり、ありがとうございます!

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