仕事をすべて把握し、もれなく対処するためのコツ

いつも参加している朝会で、ビジネスメールの第一人者の平野友朗先生からお伺いした話から
すごく共感したことを1つシェアしますね。それは・・・
平野先生の講座、すごくわかりやすく実践的でお勧めです

「仕事をすべて把握し もれなく対処するために、管理対象を減らす

なるほどな~って思いました。

仕事をもれなく対処するためには、管理対象を減らすべし

多すぎてしまうと確かに、どこに何をどうしたのか 覚えきれませんよね!

時間がたてば、そもそも記録したことすら忘れちゃいますし
再び思い出したり、見つけ出すのも至難の業。

管理そのものだって、もう1度思い出すことだって手間がかかりますから。

だから、ToDoをメモするツールも絶対見るところだけに一元化して、そこに何でも記録されてるんだそうです。
ツールそのものは、ご自身にとって使い勝手のよいものを選ばれるといいと思います。

探さないように一元化。モノ・情報の分散を防ぐ

これは見える物・見えないデータ(情報)についても全く同じことが言えると思いました。

モノも、多すぎたり分散させすぎると、どこに何があるかわからなくなり
つい買ったり、あちこち探したり、見つからないと不安・イライラが募ったりと管理の手間が増えます。
実際、分散させすぎが理由による過剰在庫・二度買いが常習になっているお店やオフィス、個人宅を少なからず見てきました。

さらに、今必要でないこと(書類)が目に入ると、今すべきことへの集中力も途切れますよね・・・

データ保存についても、今使っているクラウドストレージのDropboxに加え
個人的にはGoogleDrive、OneNote、OneDriveも試してみたいという気持ちはありますが

1つにまとめておくか、目的を事前に、明確に切り分けて運用しないと
どちらのファイルが最新版?とか追いきれなくなり、ミスが生じるような予感があるので
データを全コピーするのをやめました。まだ比較できるまでに至っておりません(笑)

 

下記は私の個人的な一例ですが、今使っているツールは完全に用途を切り分けて運用しています。
手書きのメモはほとんど保存しないですし、検索すれば見つかるのでラク(笑)

Dropbox

主に業務用に作成・収集・やりとりするファイルデータ。一部プライベートの写真も含む。
DropboxとEvernoteの特徴・使い分け方法はこちら

Evernote

主に自己啓発およびアイデア集。仕事上のメモ、捨てられないメモ、参加したセミナーからの気づき、読書ノート、アイデアノート、自分やクライアントに役立つweb資料、プライベート(家庭・学校・お金・手続・健康系)のメモ
DropboxとEvernoteの特徴・使い分け方法はこちら

Google Keep

具体的に進んでいる業務案件について、ヒアリング項目、持ち物/準備のチェックリスト、案件振り返り
※ Google Keep紹介記事はこちら

 

Google カレンダー

スケジュール管理。スケジュールや予定に付随する情報:行先住所・連絡先・出発時刻と経路・持ち物・担当者・留意事項
〆切があるタスク管理
※ Googleカレンダー紹介記事はこちら

 

これは一例です。それでも4つなので既に多いかも・・・
極力少ないほうがラクで漏れがないと思います。ぜひしっくりくるツール・手法・マイルールを探してみてくださいね。

まとめ

仕事をもれなく処理していくためには、管理対象を厳選して一元化。
「厳選」は容易ではありませんが、見える「モノ」はもちろん、見えない時間・仕事管理などいろんなことに通じそう。
私も心がけたいと思いました。

今日もここまでお読みくださりありがとうございました。

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