【事例紹介】「検索時間が半分に短縮されたなど、大きな成果を感じています」

横浜関内にある飯塚行政書士事務所様にて
【業務データ最適化プロジェクト】の支援をさせていただきました。

「事務所の全員が参加して、記憶に頼らず維持しやすい大枠をつくる
いずれは新人でもどこに何があるか予想ができるようにしたい」
というご依頼でした。

年度別にデータを分けていたものの、
在籍期間が短いスタッフ様ほど、データを探す時間が長くなっていました。

フォルダ階層も大幅に組み替えたいとのご要望をいただいたため、
【社内で運用や改善を進めるための仕組みづくりと意識づけ】
を目指して半年にわたる改善・定着支援を行いました。

業務データ最適化へのプロセス

環境整備は地味で、終わりがありません。

データが見つかる環境を整え、さらに維持・進化し続けるためには、
何よりも目的意識を関係者に繰り返し共有することが肝心です。

まずは、個人・組織双方で得られるメリットを考えていただきました。

そのうえで、事務所向けにカスタマイズした研修を通じて、
全員が判断基準となるデータ整理の基本を習得しました。

その後のミーティングでは活発に意見が交わされ、
最低限必要な独自ルールや、フォルダ・ファイルの階層およびネーミング規則、
対応スケジュールなどが決定しました。

その後は、定期的に進捗を確認。

スタッフの皆様には、自らネーミングのマスタを整備していただいたり、
繁忙期にも、すき間時間を活用してコツコツと作業を積み上げていただくなど、
各自の意欲と進捗は本当にすばらしいものでした。

参加メンバーからは、

といった成果報告をいただきました。

SNSでは、下記のようなシェアもいただきました。思わず感涙しそうになりました。
ご紹介いただき、本当にありがとうございました。

支援最終日には、事務所の50周年を記念したグッズをいただきました。
（飯塚行政書士事務所は、横浜中央コンサルティング社労士法人に併設されています。）
ハイチュウの包装は、このようにアレンジできるのですね。

活気ある関内地区で50年にわたり事業を継続されていることに、
並々ならぬご努力があったこととお察しします。

改めまして、おめでとうございます。

お客様のご要望はさまざまなため、
個々のご要望に応じて、きめ細やかな支援を行っています。

下記のいずれにも対応可能です。

そして、多くの事例をもとに、
適した選択肢と判断材料を提示しながら、貴社の意思決定をサポートします。

さらに、具体的な行動へと背中を押しながら、
PDCAの実行まで伴走するお手伝いをしています。

「何となく気になっているのに、いつの間にか数年放置してしまっている」
そのような場合は、気軽にお声がけいただければ嬉しいです。

★10名以下の事務所やクリニックを対象に、
研修＋会議支援型のモニターを募集中です。

あと1〜2社で締切予定です。
詳細は右上の「問い合わせ」ボタンからご確認ください。

今日もここまでお読みくださりありがとうございます。